Bron: Debiteurenbeheer, met medewerking van o.a. Daniel van den Hoven, VP Partners & Alliancs Onguard
Als ondernemer verkoop je een dienst of product aan klanten. Soms word je direct betaald, maar meestal verstuur je een factuur en betaalt de klant op een later moment. Het bijhouden van deze openstaande facturen is eenvoudig als dit een handjevol transacties betreft. Maar wat als 100 of meer facturen openstaan? Hoe houd je dan nog overzicht in de verschuldigde kredieten?
Het is verstandig om hierover na te denken. Het gaat immers om de omzet van jouw organisatie. Hoe zorg je voor een gezonde cashflow, zodat je jouw eigen rekeningen kunt betalen? En hoe helpt credit management je, zodat je zekerder bent van jouw inkomsten? In dit artikel geven wij samen met andere deskundigen 18 tips voor een sterk credit management. Laat je inspireren door deze tips, zodat je goed beslagen ten ijs komt.
- Tip 1: Zorg dat het debiteurenproces op orde is
Stel jezelf de vraag of alles klopt. Is de administratie bijgewerkt? Kloppen de NAW-gegevens van jouw debiteuren? Welke acties neem je? Die cyclus is leidend. Kijk ook eens naar de betalingstermijn die gebruikelijk is in de branche waar je mee samenwerkt. Dit verschilt nog wel eens.
- Tip 2: Doe een kredietwaardigheidscheck
Je loopt het risico jouw dienst of product voor niets te leveren aan jouw klant. Doe van te voren een kredietwaardigheidscheck bij de KVK, informatiebureaus of leden van een branchevereniging die met jouw prospect of debiteur zaken hebben gedaan of dat nog steeds doen. Door de kredietwaardigheid te controleren kun je problemen in de toekomst voorkomen.
- Tip 3: Pas het Pareto-principe toe bij openstaande facturen
Het Pareto-principe houdt in dat 20% van de openstaande facturen is doorgaans verantwoordelijk voor 80% van het openstaande saldo. Raimond Honig adviseert in dit geval een service call te doen: “Geef een service call aan klanten die het meeste saldo open hebben staan voor de vervaldatum. Met deze service call kun je eventuele onjuistheden/onvolledigheden dan wel zoekgeraakte facturen afstemmen voor de vervaldatum met als doel dat er op tijd betaald wordt”.
- Tip 4: Zorg voor heldere communicatie in je aanmaningen
Als je aanmaningen gaat versturen, stel dan duidelijke vragen. Dit zorgt voor “het in beweging krijgen” van je debiteur. Frank Put adviseert om de aanmaningen niet te nummeren, dit wekt de schijn dat de klant meer aanmaningen van jou krijgt en daarmee meer tijd om te betalen. Wanneer je een aanmaning verstuurt is het ook raadzaam om pas weer producten of diensten aan de klant te leveren wanneer de openstaande factuur is betaald.
- Tip 5: Maak toezeggingen concreet
De debiteur doet toezeggingen aan de telefoon of in een face-to-face gesprek. Deze hebben vaak een vaag karakter, bijvoorbeeld “ik zal er naar kijken”. Maak deze toezegging concreet door dit samen te vatten. Wanneer nodig kun je dit ook bevestigen via e-mail.
- Tip 6: Maak de juiste overweging als je de vordering uit handen geeft
Wordt er uiteindelijk niet betaald, dan is er altijd nog een mogelijkheid om een vordering uit handen te geven aan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat. Voor wie je als externe partij kiest, hangt af van de hoogte van de vordering, het risico en het eventuele juridische karakter van de vordering.
- Tip 7: Wees optimistisch
Als ondernemer moet je uitgangspunt zijn dat de klant bij de start van de zakelijke relatie altijd bereid is te betalen voor jouw producten of diensten. Doordat er in het proces van order-to-cash iets niet goed is gegaan, wordt de betaling (mogelijk) niet voldaan. Vraag daarom altijd naar de beweegredenen van jouw klant en kijk waar jij bij kunt ondersteunen.
- Tip 8: Ken je cijfers
Veel ondernemers vinden boekhouding niet echt leuk en besteden het uit aan een boekhouder of accountant. Jacqueline Zuidweg benadrukt dat het belangrijk is de eigen cijfers goed te kennen. Niet alleen die in het heden, maar ook van het verleden en de toekomst. Pas dan kun je goede beslissingen nemen als ondernemer.
- Tip 9: Ken je markt
De wereld verandert snel. Bij ondernemers die financiële problemen ervaren, werkt vaak het traditionele businessmodel niet meer. Vraag je dus goed af wat je toegevoegde waarde is. Toets je business aan de huidige tijdsgeest.
- Tip 10: Deel je (financiële) problemen
Deel je (financiële) problemen. Doe dat niet alleen zakelijk, maar ook privé jouw kennissenkring denkt graag met je mee over de voortgang van jouw onderneming. Juist door openheid van zaken te geven en open te staan voor feedback, ben je vaak halverwege de oplossing.
- Tip 11: Bedenk of je het nog wel echt leuk vindt
Ondernemen gaat met vallen en opstaan. Als het financieel even tegen zit kan dat ook fungeren als moment van reflectie. Alleen je onderneming in leven houden moet niet de drijfveer zijn. Je moet nog wel de drive en overtuiging hebben om door te gaan met jouw idee.
- Tip 12: Stel duidelijke grenzen
Door algemene voorwaarden in jouw contracten op te nemen kun je eventuele betalingsproblemen voorkomen. Door duidelijke grenzen te stellen weten beide partijen wat ze kunnen verwachten. Maak bijvoorbeeld betaalafspraken ook onderdeel van de onderhandeling en leg de uitkomsten duidelijk vast. Het is ook wat waard om je geld sneller te ontvangen!
- Tip 13: De oorsprong van een openstaande factuur is vaak een klacht
Gerard Haast stelt dat een openstaande factuur soms niet wordt betaald, doordat een klant ontevreden is over het product of de geleverde dienst. Als organisatie is het van verstandig om te achterhalen waarom de nota niet betaald wordt. Komt het omdat de klant niet aan de nota kan voldoen of zijn er andere redenen? Het kan natuurlijk ook zo zijn dat de klantgegevens niet kloppen en dat er daardoor incorrect gefactureerd wordt (zie tip 1).
- Tip 14: Factureer snel!
Soms horen we het nog: pas na maanden de factuur versturen. Dan ligt de prestatie alweer ver in het verleden en kan er discussie van komen. Direct als het mag (na afronding of na behalen termijn) de factuur eruit, betekent minder discussie en sneller betaald!
- Tip 15: Houd geschillen bij
Noteer zorgvuldig wat het geschil is als een factuur betwist wordt. “Door regelmatig naar deze geschillen te kijken, wordt bijvoorbeeld ontdekt welke processtap beter moet om vlotter betaald en minder discussie te krijgen”, zegt Debiteurenbeurs.
- Tip 16: Ga systematisch te werk als het om credit management gaat
In de tips hierboven wordt geadviseerd procesmatig te werken. Maar in de tijd van digitalisering zijn er allerlei systemen voor credit management. Daniel van den Hoven van Onguard stelt dat een gedegen credit management systeem veel tijd bespaart. “Fouten maken is menselijk, maar het kost tijd om die te herstellen. Als je een goed credit management systeem in gebruik hebt, komen dit soort slordigheden minder voor.“
- Tip 17: Blijf jezelf ontwikkelen
Woon eens een training bij! Laat je hier informeren en inspireren, niet alleen over credit management maar ook andere aspecten die je wilt verbeteren in jouw organisatie. Het is ook nog eens goed voor je netwerk omdat je in contact komt met gelijkgestemden.
- Tip 18: Vereniging Voor Credit Management biedt een schat aan informatie
Op de website van Vereniging Voor Credit Management vind je een schat aan informatie. Je kunt een lidmaatschap van de VVCM overwegen. Ook zijn er opleidingen te volgen bij VVCM. Je kunt bij VVCM ook je eigen kennis in credit management testen door de CashGame te spelen.
