Bedrijven zijn er om geld te verdienen en een bijdrage te leveren aan de maatschappij. Zij bieden producten of diensten aan hun klanten aan en in ruil daarvoor ontvangen bedrijven geld. Geld om bijvoorbeeld weer te investeren om zo nog betere producten te maken of uitgebreidere diensten te leveren voor hun klanten. Maar wat gebeurt er als klanten niet of te laat betalen voor de geleverde producten of diensten? Bedrijven lijden al jaren onder het negatieve betalingsgedrag van opdrachtgevers en klanten. Met name de debiteurenbeheerafdeling krijgt het voor zijn kiezen. Jaarlijks worden er namelijk miljarden euro’s afgeschreven bij bedrijven door de slechte betalingsmoraal. Maar hoe kunnen we dit probleem oplossen? Het is belangrijk om klanten te stimuleren hun rekeningen weer op tijd te gaan betalen. We geven je vijf eenvoudige tips die vandaag nog doorgevoerd kunnen worden en die zorgen voor een constante cashflow:
- Zet betalingsvoorwaarden zwart op wit
Schriftelijk vastgelegde betalingsvoorwaarden zijn belangrijk. Zorg dat deze voorwaarden voor iedereen, dus zowel medewerkers van de organisatie als klanten, toegankelijk zijn. Debiteuren zijn vaak goed op de hoogte wanneer ze moeten betalen, maar zolang het niet zwart op wit staat, heeft de organisatie niets om op terug te vallen. Door voorwaarden vast te leggen worden ze concreet en creëer je een heldere en consistente werkwijze.
- Stimuleer positief betalingsgedrag
Uit onderzoek blijkt dat het belonen van negatief gedrag weinig effect heeft. Neem bijvoorbeeld een medewerker die continu gewezen wordt op fouten. De medewerker voelt zich niet gewaardeerd en gaat vaak slechter presteren. Wanneer de medewerker complimenten ontvangt over het goede gedrag, blijft hij dit goede gedrag vertonen. Probeer ook bij klanten positief betalingsgedrag te belonen. Bijvoorbeeld door de klant een bepaalde korting te geven bij de volgende aankoop. De klant wordt blij en komt de volgende keer bij je terug. Op deze manier stijgt de omzet.
- Stuur de factuur direct na levering
Vaak worden facturen verstuurd in maandelijkse batches. Dit klinkt ideaal, maar uit de praktijk blijkt vaak dat facturen later betaald worden als ze niet direct na levering worden verstuurd. De factuur direct versturen heeft als bijkomend voordeel dat bedrijven een constante stroom aan geld binnenkrijgen.
- Houd contact met debiteuren
Smeed het ijzer wanneer het heet is, dus neem direct contact op met je klant wanneer hij de factuur niet heeft betaald. Dit zorgt ervoor dat het urgentieniveau hoog blijft. Wanneer niet direct contact met een klant wordt opgenomen, suggereert het bedrijf dat het geld niet hard nodig is.
- Gebruik de juiste tool
Bij credit management draait het vooral om een duidelijk overzicht en een gestroomlijnd proces. Om onderdelen van het order to cash proces te kunnen stroomlijnen, is het gebruik maken van de juiste software essentieel. Gespecialiseerde software is geavanceerder dan bijvoorbeeld spreadsheets. Men merkt in spreadsheets al heel snel dat de hoeveelheden aan gegevens, data-invoerfouten en wijzigingen in formules tot problemen kunnen leiden. Processen, zoals het direct factureren na levering, zijn in spreadsheets niet te realiseren. Hier is speciale credit management software een goede oplossing voor. Wanneer processen worden geautomatiseerd blijft er tijd over om bijvoorbeeld direct contact op te nemen met niet-betalende klanten en natuurlijk om wel betalende klanten te belonen voor hun positieve gedrag. Kortom, deze minimale aanpassingen kunnen binnen jouw organisatie zorgen voor grote veranderingen. Zo worden facturen weer op tijd betaald, verlaag je eenvoudig de DSO én komen blije klanten bij je terug.
De oplossing van Onguard
Als je behoefte hebt aan een manier om je ERP-systeem uit te breiden en geschikter te maken voor het order to cash proces, biedt Onguard je misschien wel de ideale oplossing. Onze credit management-software is bedoeld voor het verbeteren van de accuratesse en efficiëntie van uiteenlopende taken. Dat zorgt betere prestaties, lagere DSO en een constante cashflow. Je kunt de software gebruiken in combinatie met een ERP-systeem om nog meer uit je IT te halen.
