Het order-to-cash proces is een van de belangrijkste processen binnen een organisatie. Het is een verzameling van bedrijfsprocessen voor het ontvangen en verwerken van klantenorders en de betaling hiervan. Het order-to-cash proces bestaat uit zes verschillende fasen en de vraag is hoe snel en efficiënt de order zijn weg vindt door de organisatie. Op het moment dat alle losse bedrijfsprocessen goed met elkaar in verbinding staan, biedt dit bedrijven meer controle over het gehele proces. Dankzij een naadloze integratie van slimme tools is nauwkeurige en vaak cruciale informatie toegankelijk voor iedereen binnen de organisatie. Dit heeft veel voordelen. Het zorgt voor overzicht, realtime inzicht in belangrijke klantinformatie en het geautomatiseerde proces maakt dat finance professionals ruimte krijgen om zich te focussen op complexe situaties. In deze blog bespreken we welke processen je kunt integreren, welke technologie daarvoor nodig is en welke voordelen dit heeft.
Geautomatiseerd risicobeheer
Risicobeheer staat aan het begin van het gehele proces en is belangrijk om de kans dat een aankoop niet wordt betaald te verkleinen. Met geïntegreerde processen in de risicobeheerfase kunnen organisaties profiteren van realtime gegevens en een doeltreffender standaard risicobeheer. Daarnaast is het mogelijk om administratieve handelingen te automatiseren en bijvoorbeeld overschreden kredietlimieten automatisch te markeren. Dit helpt om de risico’s in de order-to-cash keten te reduceren en vermindert de hoeveelheid handmatig werk die nodig is om risico’s te beoordelen. In deze blog lees je alles over de vermindering van risico’s in jouw order-to-cash proces.
Elektronisch factureren voor efficiënt debiteurenbeheer
De tweede fase in het order-to-cash proces is de facturatie. Dit is bij veel organisaties altijd een tijdrovende taak geweest. Toch is door de komst van elektronisch factureren, oftewel e-invoicing, de efficiëntie gestegen. Met elektronisch factureren beschik je namelijk vroegtijdig over alle betalingsinformatie, omdat bijvoorbeeld klantgegevens en andere relevante data worden gekoppeld aan de e-factuur. Dit versnelt het debiteurenbeheer. CreditManager, de softwareoplossing van Onguard, omvat een geïntegreerde oplossing voor elektronisch factureren. Dit geeft je een voorsprong in het facturatieproces. Bovendien hebben klanten de mogelijkheid om de factuur in hun eigen boekhoudsysteem in te zien en er indien nodig vragen over te stellen.
Daarnaast geven klanten heel eenvoudig aan hoe ze hun facturen willen ontvangen en betalen. Is dat bijvoorbeeld via sms, e-mail of WhatsApp? Of liever per post? Een kopie factuur is dankzij de software zo gemaakt. Tevens biedt het klanten een eenvoudige manier om snel en gemakkelijk te betalen via digitale betalingsherinneringen met betaallinks. Met geïntegreerd elektronisch factureren kun je als organisatie sneller en veiliger factureren. En dankzij het realtime inzicht in de facturen weet je altijd direct welke actie je moet ondernemen op welk moment. Dit optimaliseert het factureringsproces en verkleint het risico op niet-betalingen.
Snelle betalingsverwerking
Na het factureren komt het verwerken van betalingen. Ook deze fase vormt een cruciaal onderdeel van het order-to-cash proces en draait om de koppeling van binnenkomende betalingen aan de juiste facturen. Afletteren wordt dit ook wel genoemd. Vanzelfsprekend is dit een van de meest tijdrovende taken van elke financiële afdeling. Automatisering van de betalingsverwerking door integratie met tools als MatchMaker maakt het mogelijk om tijd en geld te besparen en menselijke fouten te voorkomen. Dit komt omdat slimme software voor betalingsverwerking automatisch betalingen en facturen aan elkaar matcht op grond van naam, postcode en factuurnummer. Deze technologie kan met onze oplossing CreditManager worden geïntegreerd. Dit betekent bijvoorbeeld dat wanneer een betaling is ontvangen, de software automatisch de gegevens op het kredietbeheerplatform actualiseert. Zo voorkom je dat klanten onnodig betalingsherinneringen ontvangen. Daarnaast heb je altijd toegang hebt tot de laatste informatie. De automatisering van deze processen zorgt ervoor dat er kostbare tijd overblijft voor creditmanagementteams om contact op te nemen met meer gecompliceerde niet-betalende klanten.
Om het order-to-cash proces optimaal te laten verlopen moeten alle zes de fasen naadloos op elkaar worden afgestemd. Tweezijdige uitwisseling van gegevens zorgt ervoor dat processen efficiënt worden georganiseerd. Bovendien biedt dit een helder overzicht én meer controle over het betalingsproces. Wanneer het betalingsproces soepel verloopt, verbetert dit de cashflow, de bedrijfscontinuïteit en biedt het ruimte voor innovatie. Verder verbetert een gestroomlijnd order-to-cash proces de ervaringen van klanten en helpt bij de ontwikkeling van duurzame relaties. Waar wacht je nog op?
