Debiteurenbeheer of accounts receivable lijkt vrij eenvoudig: er komt geld binnen, je noteert dat de klant heeft betaald en boekt het geld op de bedrijfsbankrekening. Koud kunstje! Maar wie het proces iets beter kent, weet dat het debiteurenproces zeker in de autobranche zelden zo eenvoudig is. Natuurlijk komt er geld binnen, maar uitzoeken van wie en voor welke factuur kan behoorlijk lastig zijn.
Waarom moet je als autobedrijf je proces versnellen?
Het debiteurenproces versnellen kan veel tijd en geld opleveren. Geen overbodige luxe, want in de auto-industrie vinden grote veranderingen plaats. Zo zorgt de omslag van bezit naar gebruik dat veel meer mensen geen auto meer kopen, maar gaan leasen of gebruik gaan maken van deelauto’s. Een op de vier consumenten was in 2020 bijvoorbeeld van plan om een auto te gaan leasen en de helft van hen dacht aan private lease. Deze ontwikkeling zorgt ervoor dat auto(lease)bedrijven vaker te maken krijgen met maandelijkse betalingen die verwerkt moeten worden. Autoleveranciers zullen ook meer auto’s gaan leveren aan leasebedrijven. Kortom: de geldstromen veranderen en het aantal betalingen zal toenemen.
Dat gebeurt nu al: in de laatste 5 jaar is het private lease-wagenpark ruim 5 keer zo groot geworden: van 33.000 eind2015 naar bijna 215.000 aan het eind van 2020.
Als je gebruik maakt van een handmatig systeem, krijg je dus te maken met een nog grotere hoeveelheid data en moet je alles zelf doen: oude informatie corrigeren, nieuwe gegevens invoeren, communiceren met klanten en klachten oplossen.
5 toptips om je accounts receivable-proces te versnellen
Hoe kun je dan het debiteurenproces versnellen en tegelijkertijd je cashflow verbeteren? Hier zijn onze 5 toptips:
1. Stop met spreadsheets
Spreadsheets zijn krachtige en effectieve instrumenten wanneer je ze gebruikt voor het juiste doel. En ze zijn ook handig omdat je de software meestal al op je computer hebt. Helaas zijn ze minder geschikt voor de uitgebreide en vaak ingewikkelde informatie die moet worden verzameld en opgeslagen tijdens het accounts receivable proces. Spreadsheets zijn gevoelig voor fouten, ze zijn moeilijk bij te werken en het kan onoverzichtelijk worden als er te veel informatie in staat.
2. Automatiseer
Debiteurenbeheer kan een monotoon proces zijn met veel handmatig werk, zoals gegevens invoeren en zoeken naar informatie. Wanneer alles handmatig wordt gedaan is het een langzaam en moeilijk proces waar snel foutjes in kunnen sluipen. Het goede nieuws is dat computers geweldig zijn om een deel van het proces veel sneller en nauwkeuriger dan een mens te verwerken. Door het automatiseren van accounts receivable, kun je je eigen data verbeteren en worden betalingen sneller verwerkt waardoor er tijd overblijft om klanten een betere service te bieden.
3. Factureer elektronisch
Het versturen van facturen via e-mail biedt een aantal voordelen. Klanten ontvangen hun rekening supersnel en je bespaart de kosten voor afdrukken en verzenden van de facturen. Daarnaast draagt e-invoicing bij aan het verbeteren en versnellen van het totale accounts receivable-proces. Doordat alles per computer gaat, kan er niets misgaan met de nauwkeurigheid van de gegevens, en voldoe je meteen aan belangrijke compliance-normen. Rekeningen kunnen sneller gealloceerd worden (account reconciliation) omdat de klant bij de elektronische overschrijving een overzicht (remittance advice) kan sturen met de betaalde facturen, geplande betalingen, en mogelijke debet-, credit- en gewijzigde boekingen.
4. Omarm blockchain
In het betalingsverkeer kan blockchain een revolutie teweeg gaan brengen. Belangrijke voordelen van de blockchaintechnologie zijn de verbeterde gegevensbeveiliging en het makkelijker maken van internationale en zakelijke betalingen. De blockchaintechnologie maakt betalingsverkeer met name veiliger dankzij gedecentraliseerde beveiligingsfuncties en ingebouwde beveiligingen tegen cybercriminaliteit. Dat is ook belangrijk in de automotive-sector, die potentieel meer kwetsbaar is voor witwassen dan andere bedrijfstakken.
5. Analyseer resultaten
Regelmatige reviews van het debiteurenproces helpen om fouten te voorkomen en risico’s te identificeren voordat ze problemen gaan opleveren. Er wordt vaak opgezien tegen het samenstellen van rapportages omdat het veel tijd kost als je hier niet de juiste tools voor hebt.
Voor meer informatie om jouw accounts receivable in de juiste versnelling te krijgen, download nu onze Whitepaper | Financiële stabiliteit binnen de sector die het meest in beweging is: automotive
