Driekwart van de Nederlandse organisaties met minimaal vijftig medewerkers maakt gebruik van een Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem. En dat is natuurlijk niet zomaar. Een ERP-systeem is een krachtig hulpmiddel en ondersteunt veel bedrijfsprocessen binnen organisaties. Verschillende onderdelen komen samen binnen één systeem, waardoor er een beeld kan worden gevormd. Ook credit management is een onderdeel wat binnen een ERP-systeem kan worden beheerd. Maar biedt zo’n alomvattend systeem wel alle voordelen en halen organisaties dan wel het maximale uit hun credit management?
Hoewel een ERP-systeem veel voordelen heeft, zijn de meeste minder innovatief en flexibel dan specialistische software. Ze bieden vaak niet dezelfde functionaliteiten. Met name in onzekere tijden kan het gebruik van alleen een ERP-systeem credit managers nadelig beïnvloeden. Uit de FinTech Barometer 2020 blijkt dat bijna de helft van de finance professionals (45%) specialistische software mist om efficiënt te kunnen werken. En dat is begrijpelijk, want wanneer er alleen gebruik wordt gemaakt van een ERP-systeem ben je als finance professional vaak afhankelijk van programma’s als Excel en Numbers. Daarnaast is het in veel ERP-systemen niet mogelijk om credit managementprocessen te automatiseren. Hierdoor zijn finance professionals veelal bezig met repetitieve handelingen, zoals het verzamelen van gegevens of het uitsturen van losse facturen. Dat terwijl je in dezelfde tijd activiteiten kunt uitvoeren die waarde toevoegen om het bedrijf vooruit te helpen. Denk bijvoorbeeld aan het onderhouden van de klantrelatie en meer focus op de uitzonderingen.
Credit management software naast het ERP-systeem
Dit wil natuurlijk niet zeggen dat de huidige ERP-oplossing volledig herzien moet worden. In plaats daarvan kun je gespecialiseerde credit management software naast het ERP-systeem gebruiken om zo het beste van twee werelden te combineren. Zo is het mogelijk om in de gespecialiseerde software automatisch aanmaningen te versturen, maar ook betalingen op te zoeken, facturen te verwerken en klachten te managen. Al deze taken kun je effectief beheren en voor een groot deel automatiseren. Dit betekent dat betalingen snel worden ontvangen, kosten worden bespaard en het risico op menselijke fouten wordt verkleind.
Belang van specialistische software in onzekere tijden
In tijden van onzekerheid is het belang van credit management software nog groter. Bedrijven die alleen hun ERP-systeem inzetten, zijn minder flexibel in bijvoorbeeld het aanpassen van workflows dan bedrijven die gespecialiseerde software gebruiken. Tijdens de coronacrisis zijn veel bedrijven tot dit inzicht gekomen. Maar liefst 62 procent van de organisaties heeft namelijk geïnvesteerd in specialistische software om goed samen te kunnen werken. Organisaties zijn er meer en meer achter gekomen hoe belangrijk het is dat wanneer gegevens altijd en overal toegankelijk zijn, zoals in de cloud. Dat maakt samenwerken een stuk eenvoudiger. Hoewel veel bedrijven niet in staat zijn om hun volledige ERP naar de cloud te verhuizen, wordt dit met het order-to-cash proces wel vaak gedaan.
Cashflow is altijd belangrijk. Een goede cashflow is immers nodig voor de financiële gezondheid van een organisatie. In de huidige, onzekere tijd is het echter cruciaal. Heldere, realtime rapportages over de cashflow geven je het volledige beeld. Juist dit inzicht is één van de sleutelfuncties van CreditManager en andere order-to-cash oplossingen die Onguard biedt. Een functie die in veel ERP-systemen niet is geïntegreerd. Gespecialiseerde software maakt complexere rapportage mogelijk, waarbij gegevens niet alleen uit het ERP-systeem, maar ook uit CRM en andere externe gegevensbronnen worden verwerkt.
Credit management voor nu en in de toekomst
Rapportage en flexibiliteit bij het aanpassen van workflows zijn de twee belangrijkste functionaliteiten die gespecialiseerde software biedt. Maar wat zijn voor organisaties nog meer redenen om specifieke credit management software te gebruiken naast hun huidige ERP-oplossing?
- Credit management software biedt verschillende manieren om gegevens te verzamelen, zodat het gehele proces versneld kan plaatsvinden. Hierdoor houden finance professionals tijd over om zich te concentreren op andere zaken, zoals het direct in contact komen met klanten met betalingsachterstanden.
- Binnen de specialistische software is het mogelijk om historische gegevens mee te nemen in rapportages om zo nog meer waarde te kunnen toevoegen. Zo is het mogelijk om lange termijn trends te ontdekken en hierop te acteren.
- Daarnaast kan de software door middel van positieve communicatie snellere betalingen realiseren. Door klanten in te delen in segmenten is het mogelijk om op de persoon afgestemde communicatie te creëren. Het personaliseren van het credit management leidt tot positieve resultaten.
Juist in economisch onzekere tijden is een continue cashflow belangrijker dan ooit. Het gebruik van credit management software naast een ERP-systeem helpt om in deze onzekere periode grip te krijgen op de financiën en deze ook te behouden. Dat brengt organisaties ook in een ideale positie om een financieel gezonde toekomst tegemoet te gaan. Ben jij op zoek zijn naar een manier om je ERP te verbeteren, waardoor deze geschikter wordt voor het order-to-cash-proces, dan heeft Onguard misschien wel de ideale oplossing.
