Tegenwoordig hebben we met één druk op de knop toegang tot ongelofelijk veel data. Met een snelle zoekactie vinden we allerlei informatie over uiteenlopende zaken, van informatie over een bedrijf tot het bruto nationaal product van een land. Ondanks de beschikbaarheid van alle data is het soms zoeken naar waar benodigde informatie zich bevindt, wat relevant is en wat ermee gedaan moet worden. Eén van de redenen waarom organisaties data gebruiken, is om gefundeerde zakelijke beslissingen te nemen. Ook binnen credit management is dat een welkome toevoeging. Om dit te realiseren, is het van belang om een combinatie van interne en externe data te gebruiken. Maar waar is de informatie beschikbaar die een organisatie nodig heeft? En hoe kun je als organisatie de informatie gebruiken als basis voor besluitvormingsprocessen? Onderstaand stappenplan geeft houvast voor het gebruik van data.
Stap 1: Maak gebruik van externe data bronnen
Om aan externe data te komen zijn er twee typen hofleveranciers, bedrijven die data verzamelen en verzekeringsmaatschappijen:
- Organisaties als Altares Dun & Bradstreet, Experian en Graydon verstrekken financiële informatie over klanten uit hun eigen database. Deze rapporten bevatten vaak beoordelingen of scores op basis van een analyse van de financiële data van het bedrijf.
- Voor organisaties die met name hoge facturen uitsturen, bieden kredietverzekeraars polissen met een dekking voor onbetaalde facturen. Deze verzekeraars verstrekken kredietlimieten en aanvullende informatie, zodat je als organisatie altijd weet wat de maximale financiële gevolgen zijn wanneer een klant, die onder de dekking van deze verzekering valt, niet betaalt. De verstrekte informatie is uiteraard van onschatbare waarde voor credit management. Als klanten in gebreke blijven met hun betalingen, kan dit serieuze gevolgen hebben en belangrijke inzichten geven voor credit management.
Deze externe informatiebronnen zijn nuttig bij het dagelijkse credit management. Ze verrijken niet alleen de informatie die je over jouw klanten hebt, maar bieden ook inzicht in welke klanten meer ruimte hebben en welke klanten je goed in de gaten moet houden.
Stap 2: Maak gebruik van interne data bronnen
Om jouw klanten met succes te monitoren, te segmenteren en van een score te voorzien, is het belangrijk om ook interne informatie uit een aantal bronnen te raadplegen.
ERP
De ERP-systemen binnen iedere organisatie zijn een rijke bron van informatie. Ze bevatten bijvoorbeeld factuurgegevens en contactgegevens van klanten. Daarnaast is er nog meer informatie beschikbaar die kan worden gebruikt om de voorspelbaarheid van het credit management te verbeteren. Op basis van specifieke data binnen de organisatie, zoals het gebruik van codering, kunnen klanten bijvoorbeeld worden gecategoriseerd. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt om klanten strategisch te segmenteren, waardoor een persoonlijke benadering mogelijk is.
CRM
Het CRM-systeem biedt interessante inzichten in de fases van nieuwe verkoopkansen en helpt om bijvoorbeeld vooruit te plannen, proactief bezig te zijn met de verkoop en risico’s te voorkomen. Waardevolle inzichten in klantgegevens, afkomstig uit CRM-data en automatisch in credit management software geladen, vormen een goede bijdrage aan het credit management-proces.
Order- en klachtenmanagementsystemen
Naast deze bronnen kun je als bedrijf ook gebruik maken van data uit orderbeheersystemen. Vaak verzamelen personen op verschillende afdelingen verschillende data. Toch wordt deze informatie niet altijd gedeeld, omdat de prioriteiten van een credit manager in veel gevallen anders zijn dan van bijvoorbeeld een sales manager. Het is daarom van belang om de communicatiestromen tussen afdelingen open en duidelijk te houden. Door klanten geweigerde orders kunnen bijvoorbeeld belangrijk zijn voor de credit management-positie. Daarnaast is informatie uit het klachtenmanagementsysteem – als dit niet in het CRM-systeem zit – zeer waardevol. Facturen die onbetaald blijven hebben vaak verschillende oorzaken die je als credit manager snel kunt oplossen. Denk bijvoorbeeld aan een foutief adres of het ontbreken van een PO-nummer. Wanneer inzichtelijk is wat niet goed gaat, kunnen klachten worden opgelost met als resultaat een verbeterd credit management-proces.
Stap 3: Naar een holistische visie
Als er eenmaal informatie is verzameld uit zowel interne als externe bronnen, is jouw bedrijf in staat om alle puzzelstukjes in elkaar te passen en tot een holistische visie te komen. Zo kun je als bedrijf betere credit management-beslissingen nemen. Het gebruik van credit management software maakt het mogelijk om alle informatie samen te brengen en een kredietscore te genereren. Daarnaast maakt het automatische profilering en segmentatie mogelijk. Hierdoor ontstaat er een 360°-beeld van klanten, waardoor risico’s op niet betaalde facturen worden verlaagd en voorspelbaarheid van de cashflow wordt verbeterd. Bekijk hier hoe de credit management oplossing van Onguard jouw organisatie kan helpen om al het bovenstaande te bereiken.
