Wie denkt aan credit management, denkt direct aan de financiële afdeling. Deze afdeling is immers verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer. Om het debiteurenbeheer echter goed te stroomlijnen, is de betrokkenheid van veel meer afdelingen binnen de organisatie nodig. Zie het als een grote ketting; wanneer de zwakste schakel breekt, breekt de hele ketting. In dit geval is de organisatie de ketting waarin allerlei schakels, oftewel afdelingen, nodig zijn om niet te breken. Samenwerking is belangrijk en stimuleert de organisatie om het meeste uit credit management te halen. Maar met wie moeten credit managementteams samenwerken en hoe is een bedrijf in staat om dit te faciliteren? En hoe kan creditmanagement software samenwerking stimuleren?
Afdeling Sales
Vaak zien we een kloof tussen de manier waarop verkoop- en credit managementteams werken. Als je erover nadenkt, zijn de taken van deze twee afdelingen echter nauw met elkaar verbonden. Traditioneel zien we het verkoopteam een verkoop tot stand brengen en dat is het einde van hun betrokkenheid. Vervolgens ligt de verantwoordelijkheid bij het credit managementteam om ervoor te zorgen dat de betaling binnenkomt. Pas dan is een verkoop is compleet. Meer betrokkenheid vanuit de afdeling sales is hierin geen overbodige luxe. Het verkoopteam heeft waarschijnlijk meer persoonlijke interactie met de betreffende klant gehad en weet dus ook meer van deze klant. Deze informatie is voor de afdeling credit management cruciaal.
Afdeling Marketing
Een andere afdeling waar credit management bij aangehaakt moet zijn, is de afdeling Marketing. Op de hoogte blijven van marketingactiviteiten die van invloed kunnen zijn op de boekhouding van hun klanten is essentieel. Het marketingteam kan bijvoorbeeld een campagne voeren om een nieuw product te verkopen. Gevolg hiervan is dat klanten mogelijk hun kredietlimiet willen verhogen. Door credit managers zo vroeg mogelijk op de hoogte te brengen van nieuwe campagnes, is dit team beter in staat zijn om de verzoeken te behandelen en de kredietlimieten te verhogen. Dit helpt het credit managementteam zich beter voor te bereiden, een beter inzicht te krijgen in de huidige focus van het bedrijf en uiteindelijk een betere klantervaring te creëren.
Hoe bereik je deze samenwerking?
Een van de meest effectieve manieren om de relaties tussen afdelingen te verbeteren, is door tijd te investeren in de relatie. Het plannen van een afspraak voor een overleg met verschillende afdelingen helpt het credit managementteam om te begrijpen aan welke onderdelen van de organisatie wordt gewerkt. Dit heeft een dubbel effect: andere afdelingen weten waar credit management mee bezig is en credit management weet waar de rest van de organisatie mee bezig is.
Daarnaast kan credit managementsoftware, zoals CreditManager, ook helpen om de samenwerking te stimuleren. Teams kunnen via de software informatie, zoals klachten van klanten, vastleggen binnen het systeem. Dit betekent dat de credit manager een actueel beeld krijgt van wat er met iedere klant gebeurt. Wanneer er vragen zijn, is het in één oogopslag duidelijk bij wie een credit manager moet zijn. Dit zorgt ervoor dat de credit manager zich bewust is van wat er met elk account gebeurt, zelfs als het probleem of de vraag niet bij hun team is ontstaan. Omdat credit managementsoftware veel handmatige facturatie- en aanmaningsprocedures automatiseert, hebben credit managers meer vrije tijd om samen te werken met andere teams en de klantbeleving naar een hoger niveau te tillen.
Wat zijn de voordelen van meer samenwerking?
Met meer tijd voor afstemming met collega’s begrijpt elke afdeling beter waar andere afdelingen mee bezig zijn en wat dat voor invloed heeft. Als marketing bijvoorbeeld een nieuw product promoot, kan het verkoopteam dit product aan nieuwe en bestaande klanten verkopen. De credit manager is zich er ondertussen van bewust dat er veranderingen in het koopgedrag van klanten kunnen optreden en hij kan daarnaar handelen. Dit leidt tot meer openheid en begrip tussen de teams. Het resultaat is een meer betrokken organisatie met meer duidelijkheid en beter begrip van de positie van elk team. Per slot van rekening werken alle afdelingen beter als ze samenwerken.
