Late betalingen. Vrijwel iedereen heeft ermee te maken en ze vormen een probleem voor zowel kleine bedrijven als grote multinationals. Het komt dan ook niet als verrassing dat lange betalingstermijnen en te laat betalen effect hebben op de hele economie. Bedrijven lijden al jaren flink onder het betalingsgedrag van opdrachtgevers en klanten. Zo moest er bijvoorbeeld in 2015 in totaal maar liefst zeven miljard euro afgeschreven worden door een slechte betalingsmoraal. Dit betekent echter niet dat het voor de Credit Management afdelingen van bedrijven tijd is om bij de pakken neer te zitten. Integendeel. Het is tijd om klanten te stimuleren hun rekeningen weer op tijd te gaan betalen. Maar hoe? Stephan Schoon, VP Customer Success bij Onguard, heeft vijf eenvoudige quick fixes die kunnen zorgen voor een groot resultaat:
- Leg betalingsvoorwaarden vast
Zorg ervoor dat de betalingsvoorwaarden schriftelijk zijn vastgelegd en dat ze toegankelijk zijn voor het team en de klanten. “In veel gevallen weten debiteuren wel wanneer ze moeten betalen, maar door de voorwaarden zwart op wit te zetten, kan er geen twijfel meer over bestaan”, vertelt Schoon. De voorwaarden worden geconcretiseerd en helpen om op een consistente manier te communiceren met de klanten.
- Beloon betalende klanten
Of je nou te maken hebt met een ondeugende peuter, een ongetrainde puppy of een klant die te late betalingen. Negatief gedrag benadrukken heeft volgens onderzoek weinig effect. Probeer dit juist om te draaien door positief gedrag te stimuleren. Bijvoorbeeld door het geven van een korting bij de volgende aankoop. Dit zorgt voor een hogere retentie en uiteindelijk meer omzet.
- Factureer direct
Het lijkt zo eenvoudig, de maandelijkse verzending van facturen in batches. Toch levert het betere resultaten op om de factuur direct na levering te verzenden. Bijkomend voordeel is dat bedrijven te maken krijgen met een constante stroom van geld, in plaats van dat het geld een keer in de maand binnenkomt.
- Neem direct actie op onbetaalde facturen
Wanneer een debiteur niet of te laat betaalt, neem dan direct contact met hem op. Dit helpt om het urgentieniveau hoog te houden. Hoe langer er gewacht wordt met het opnemen van contact met de debiteur, hoe meer hij denkt dat de nood niet hoog is.
- Gebruik de juiste tools
Overzicht bewaren is erg belangrijk als het gaat om credit management. De juiste software of de juiste systemen helpen om alle onderdelen van het order-to-cash proces te stroomlijnen. Deze software is geavanceerd en gaat verder dan spreadsheets. “In spreadsheets merkt men al gauw dat de grote hoeveelheden aan gegevens, formuleveranderingen en data-invoerfouten tot problemen kunnen leiden”, geeft Schoon aan. In deze blog gaat hij dieper op dit onderwerp in. Processen, zoals het direct factureren na levering, kunnen in credit management software worden geautomatiseerd. Op deze manier blijft er bijvoorbeeld tijd over om betalende klanten te belonen en direct contact op te nemen met niet-betalende klanten. Kortom, deze kleine aanpassingen kunnen zorgen voor grote veranderingen binnen uw organisatie. Facturen worden bijvoorbeeld weer op tijd betaald, de DSO wordt verlaagd en de blije klanten komen bij u terug!
