TenCate Grass

Die TenCate Grass Group und ihre Tochtergesellschaften entwickeln, produzieren, vermarkten, verkaufen und installieren Kunstrasen und Komponenten für Kunstrasen. Ihre Produkte werden weltweit in Sportstadien, privaten Gärten, kommerziellen Einrichtungen und Freizeitzentren eingesetzt. Die Gruppe ist in einer Vielzahl von Branchen tätig und hat allein in den Niederlanden etwa tausend Kunden. Die Auftragsgröße variiert erheblich, daher sichert TenCate Grass seine Forderungen mit Kreditversicherungen ab. Cor-Jan Verhoeven, Credit Manager bei TenCate Grass, beschäftigt sich täglich mit Kreditversicherungen und Forderungen. Um den Buchhaltungsprozess zu optimieren und einen Überblick über Kreditlimits und -richtlinien zu behalten, verwendet das Unternehmen zwei Softwarelösungen: CreditManager und PolicyManager. Beide wurden von Onguard entwickelt.

Verhoeven arbeitet seit 25 Jahren als Credit Manager und war die letzten sieben Jahre bei TenCate Grass/GreenFields tätig. "Eine meiner Aufgaben ist es, Kreditversicherungen abzuschließen, um uns vor möglichen Zahlungsausfällen zu schützen. Wir möchten unsere Produkte mit maximaler Absicherung liefern, um das Risiko möglichst gering zu halten. Wenn ein Kunde von Insolvenz bedroht ist, deckt unsere Versicherung die Zahlung ab. Die Auftragsgröße kann enorm variieren. Bei großen ausstehenden Zahlungen möchten wir das Risiko nicht alleine tragen. Daher verwenden wir CreditManager für unsere Forderungen und PolicyManager für unsere Kreditversicherung. Zusammen sind sie die ideale Kombination. Im CreditManager können wir genau sehen, welche Rechnungen ausstehen. PolicyManager ist mit unserem Kreditversicherer verbunden und zeigt uns den aktuellen Stand der Kreditlimits an. Unter anderem können wir sehen, welche Kreditlimits kurz vor dem Ablauf stehen." Obwohl dies jetzt unsere Vorgehensweise ist, war es nicht immer so", sagt Verhoeven: "Früher haben wir statt PolicyManager alles auf Papier erledigt. Wir führten Akten und notierten Kreditlimits und ausstehende Zahlungen pro Kunde. Es war eher reaktiv als proaktiv und es gab wenig Kontrolle. Dank PolicyManager sind jetzt alle Prozesse rund um Kreditlimits automatisiert. Dies vermeidet Fehler und ermöglicht es unseren Kollegen, sich auf ihre Hauptaufgabe zu konzentrieren, nämlich sicherzustellen, dass abgeschlossene Projekte bezahlt werden und die Risiken zu managen."

TenCate Grass war sich der wachsenden Notwendigkeit eines klaren Überblicks über das Forderungsmanagement bewusst. Das Unternehmen wollte sehen können, welche Rechnungen bezahlt wurden, wo Handlungsbedarf bestand und welche Kunden eine Zahlungshistorie mit Zahlungsausfällen hatten. Dies führte zur Implementierung von CreditManager. "Aus unserer Sicht ist CreditManager das führende System im Forderungsmanagement. Es war uns auch wichtig, einen Überblick über unsere Kreditversicherungspolicen und Kreditlimits zu haben. Die direkte Schnittstelle zwischen CreditManager und PolicyManager hat uns dazu gebracht, dieses zweite System ebenfalls zu implementieren. Der zusätzliche Anschluss, der in CreditManager integriert ist, ermöglicht es uns, Daten aus PolicyManager einfach in CreditManager zu importieren und stellt eine großartige Erweiterung dar. Dadurch können wir sofort ausstehende Rechnungen pro Kunde sehen. Kreditlimits und Kontostände werden ebenfalls auf demselben Bildschirm angezeigt. PolicyManager wird täglich mit Daten von unserer Kreditversicherung gespeist und überträgt alles an CreditManager."

"Wir sind begeistert von der Ergänzung durch PolicyManager. Er fungiert als Bindeglied zwischen unserem Kreditversicherer und unserem Forderungsmanagement-System. Ohne PolicyManager gäbe es keine Verbindung zwischen den beiden und unsere administrative Arbeitsbelastung wäre viel höher. Jetzt können wir sofort sehen, ob Kunden über ein Kreditlimit verfügen und wenn ja, wie hoch es ist. PolicyManager gibt uns mehr Sicherheit und Klarheit und passt hervorragend zu CreditManager. Aus dieser Sicht sind wir begeistert von dem System. Wenn es nach mir ginge, würde eine Neugestaltung nicht schaden, aber die Software selbst ist fantastisch", sagt Verhoeven.

Zusammen ermöglichen PolicyManager und CreditManager den Kreditmanagern von TenCate Grass maximale Effizienz. Cor-Jan Verhoeven betont, dass vollständige Automatisierung eine Illusion ist: "CreditManager und PolicyManager sind fantastische Tools, insbesondere wenn es darum geht, Kreditversicherungen auszuwählen und Kreditlimits festzulegen, die sofort wirksam sein müssen. Es ist wichtig, eine Software zu haben, die für Sie arbeitet, aber wie ich immer sage, ist vollständige Automatisierung nicht die Lösung. Ich möchte meine eigenen Entscheidungen treffen können. Ich denke auch, dass Flexibilität wichtig ist. Wir werden von dem Prozess geleitet, aber als Credit Manager bin ich letztendlich derjenige, der unseren Kunden berät. Die Software-Systeme von Visma | Onguard geben mir diese Flexibilität."