WVDB
“Dankzij CreditManager hebben wij een digitaliserings- en een efficiëntieslag kunnen maken op onze afdeling”
WVDB Adviseurs Accountants is een multidisciplinaire organisatie in de financiële dienstverlening. Onder één dak bevinden zich accountants, belastingadviseurs, corporate finance specialisten, HR adviseurs, advocaten en notarissen. Deze unieke samenstelling is mogelijk doordat WVDB Adviseurs Accountants en VDB Advocaten Notarissen een strategische alliantie onderhouden. Op deze manier hebben ondernemers deze specialistische kennis tot hun beschikking bij één voet over de drempel. WVDB bestaat inmiddels bijna zeventig jaar en bedient met ruim 320 medewerkers, verdeeld over twee vestigingen, het zuiden van Nederland.
De uitdaging
WVDB is innovatief, wordt graag gezien als zakelijke vriend voor MKB-bedrijven en stellen de ondernemer altijd centraal. Volgens Wladimir de Kok, manager Debiteurenbeheer, is het vlekkeloos laten verlopen van het credit managementproces hierin heel belangrijk. De aanschaf van een gebruiksvriendelijke credit managementoplossing, was een van de prioriteiten om dit proces te kunnen optimaliseren. Inmiddels werkt WVDB al acht jaar met de software van Onguard. De Kok vertelt over zijn ervaring met Onguard’s CreditManager.
Drie-eenheid
Het debiteurenbeheer bij WVDB verliep al grotendeels geautomatiseerd, maar de organisatie had de wens om verder te digitaliseren, uitgebreide stuurrapportages te genereren en een efficiëntieslag te maken. Volgens Wladimir de Kok is dit mede dankzij de implementatie van CreditManager gelukt: “Belangrijk is dat de software ondersteunend is en een meerwaarde biedt aan wat onze credit managers en debiteurenbeheerders doen. De software moet hen helpen de klanten zo goed mogelijk te bedienen. Daarnaast zijn nog twee componenten heel belangrijk voor het slagen van deze missie, namelijk de processen en de mensen zelf. Zonder duidelijke, goed afgestemde processen en de juiste mindset bij medewerkers, kan software niet het verschil maken. Deze drie-eenheid moet dus optimaal functioneren om de gewenste resultaten te bereiken. Dankzij de goed werkende drie-eenheid binnen WVDB – waar CreditManager van Onguard een onderdeel van is – is dit bij ons gelukt. We zijn trots op de verlaging van de DSO, de uitstekende manier waarop wij klachten managen
en de optimalisatie van onze cashflow.”
Financiële hygiëne
Door de aanschaf van CreditManager heeft WVDB FTE’s kunnen besparen op de afdeling debiteurenbeheer. Ook heeft de software ervoor gezorgd dat de medewerkers bewuster zijn geworden van hun rol binnen de organisatie: “De credit manager kan zich dankzij de aanschaf van CreditManager focussen op zijn werk en maatwerk leveren aan de externe klant, bijvoorbeeld door een passende betalingsregeling te treffen. Ook
ik als manager heb er veel profijt van. In CreditManager staat ontzettend veel data en een groot aantal vaste rapportages. Hierdoor kan ik relevante rapporten genereren die laten zien hoe het ervoor staat in onze organisatie. Het is voor mij nu mogelijk om de managers van de diverse disciplines binnen ons bedrijf te rapporteren hoe goed een bepaalde portefeuille presteert, maar ook wat er beter kan. Daarnaast kan ik onze accountants en belastingadviseurs bewust maken van wat er speelt bij hun relaties. Naast de verleende diensten willen wij zo snel mogelijk de facturen voldaan krijgen. Dit conform onze algemene voorwaarden en verdere spelregels qua debiteurenbeleid binnen ons bedrijf. Dit noemen wij ‘financiële hygiëne’.
Een goed voorbeeld is ons klachtenmanagement. De klachten die onze credit managers registreren, geven ons veel inzicht in waar het in de processen niet goed loopt. Wanneer de credit manager terugkrijgt van de klant dat de factuur niet aankomt, betekent het dat het adres in ons CRM-
systeem niet juist staat, met als gevolg dat de klant niet aan de betalingsverplichting kan voldoen en uiteindelijk in de problemen komt. Doordat de credit manager dit signaleert, kunnen wij het probleem bij de
kern aanpakken en oplossingen bieden om bijvoorbeeld het aantal klachten te verlagen. Gevolg hiervan is een snellere betaling van facturen en dus een constante cashflow.”
Waarom Onguard
“In goede samenwerking met de Onguard consultant hebben we een zeer
snelle en succesvolle implementatie weten te realiseren”, verteld Schot. “Onguard heeft voor ons goed werk geleverd. Zij hebben bijzonder veel verstand van alle IT-gerelateerde systemen in huis, waardoor de implementatie soepel is verlopen.” Vanuit CBC Nederland zijn er ook wensen. “We zouden het een waardevolle toevoeging vinden als we via CreditManager eenvoudig een ander e-mailadres van de klant kunnen selecteren. Herinneringen moeten bij klanten vaak naar een ander e-mailadres dan de factuur. Nu moeten we dat nog handmatig aanpassen. Dit zijn zaken voor in de toekomst. Voor nu zijn we super tevreden over CreditManager en natuurlijk Visma | Onguard: we zijn positief verrast wat de combinatie van mens en systeem ons tot nu toe al heeft gebracht.”
De Resultaten
- Een verlaagde Days Sales Outstanding (DSO)
- Digitale aanmaningen en herinneringen voor de klant
- Hetzelfde werk wordt met minder FTE gedaan
- De organisatie onderneemt milieuvriendelijker doordat alles digitaal gaat
- Adequate registratie van klachten en betaalafspraken via klachtenmanagement en daarbij een goed contact en relatie met de klant, leidt tot het sneller betalen van de facturen
Sluit je aan bij tevreden bedrijven
