Agilitas-Group

Tot ongeveer vijf jaar geleden werkte Agilitas met een ander systeem, maar het voldeed niet meer aan de wensen. De Padt: “Ons vorige systeem had geen agenderingsmogelijkheden en het was enkel mogelijk om klanten per post te informeren. We zijn een organisatie met een grote ambitie en daar moet ons debiteurenbeheer bij aansluiten. Dus na de constatering dat we ons systeem voorbij waren gegroeid, gingen we op zoek naar een andere oplossing. Hierbij hadden we van tevoren duidelijke selectiecriteria geformuleerd: het systeem willen we in eigen beheer hebben en moet dus gebruiksvriendelijk zijn, we willen professionele begeleiding bij de integratie van nieuwe software, het moet ons de mogelijkheden bieden om processen te automatiseren en digitaliseren en dat met een goede prijs-kwaliteitverhouding. En met deze criteria kwamen we al snel uit bij Onguard, ze staken er met kop en schouders bovenuit en we kregen het vertrouwen dat zij de juiste partij voor ons zijn.”

De credit collectors bij Agilitas hoeven niet meer alle facturen uit te pluizen om te zien welke er nog niet betaald zijn. Ze maken gebruik van de collega’s die het dichtst bij de klant staan. De Padt noemt het een verademing: “De credit collectors krijgen iedere dag een lijst van mensen die gebeld moeten worden. Dit is mogelijk gemaakt door de digitaal ingerichte workflow. Het is in één oogopslag duidelijk wat de status van een factuur is. Daarnaast hebben we een bedrijfsbrede aanpak geïntegreerd door alle kantoren toegang te geven tot CreditManager. Onze collega’s op de kantoren zijn de mensen die het meeste contact hebben met onze klanten en daardoor een nauwe relatie hebben. Zij weten op basis van de relatie hoe je openstaande facturen bespreekbaar maakt en een ingang creëert om het bedrag betaald te krijgen.”

De Padt is sinds de start van de samenwerking al enorm tevreden: “Onguard luistert écht naar klanten. Op klantendagen kan ik al mijn feedback kwijt, tickets worden professioneel afgehandeld en via ons aanspreekpunt, de accountmanager, krijgen we zaken snel geregeld. Ze doen ook precies wat je van een partner mag verwachten. Als onderneming wil je niet zelf investeren in de nieuwste technologieën, je wilt dat je partner de ontwikkelingen in de gaten houdt en inspringt wanneer het nodig is als het de business beter of sneller maakt. In de wereld van credit management moeten we maximaal gebruikmaken van automatisering. Onguard is onze partner in de strijd tegen wanbetalers.”

Als De Padt een blik op de toekomst werpt, dan ziet hij het rooskleurig in: “We zijn van plan om onze samenwerking met Onguard in de toekomst voort te zetten. Samen met Onguard werken we aan onze ambitieuze plannen. We willen optimaal gebruikmaken van de software en aanpassingen doorvoeren om de oplossing voor ons toekomstbestendig te maken.”

Als ervaren Credit & Billing manager weet De Padt goed waar andere credit managers tegenaan kunnen lopen. Hij adviseert aan andere credit experts om goed onderzoek te doen naar de tools die beschikbaar zijn op de markt. “Maak een duidelijke wensenlijst en oriënteer je op de tools. Er zijn uitgebreide tools die veel geld kosten en er zijn mogelijkheden om enkele handelingen te automatiseren die gerealiseerd kunnen worden met een kleine investering. Maak een kosten-baten analyse om inzichtelijk te maken wat een tool je op kan leveren. Want iedere professional weet: cash is king. Hoe sneller je je klanten kunt overtuigen om te betalen, hoe sneller jouw business draait.”

• De gemiddelde Days Sales Outstanding (DSO) is met twee dagen verlaagd
• De klantenportefeuille is gegroeid en groeit nog steeds verder, zonder dat er extra FTE nodig zijn
• Het aantal betalingen die na vervaldatum nog openstaan, is gedaald van 15 naar 11%
• Alle kantoren zijn zich bewust van betaalgedrag van klanten
• Workflows zijn geautomatiseerd en kunnen worden gepersonaliseerd
• Aanmaningen en herinneringen kunnen via verschillende kanalen naar de klant verstuurd worden
• De kans dat onbetaalde facturen op de achtergrond verdwijnen is nihil.