Wereldhave Belgium
Slim incasseren: hoe Wereldhave Belgium haar credit management opnieuw uitvond bij Onguard
Hoe houd je als vastgoedbeheerder grip op je cashflow in een markt die volop in beweging is? De overstap naar SAP bracht niet wat ze hoopten. De terugkeer naar Onguard bleek wel een schot in de roos. Dankzij slimme workflows, gebruiksvriendelijke tools en een nauwe samenwerking met Onguard wist het bedrijf zijn debiteurenbeheer toekomstbestendig te maken. Het resultaat? Heldere rapportages, duidelijkere communicatie met huurders én rust op de financiële afdeling.
Over
Wereldhave Belgium
Wereldhave Belgium is een beursgenoteerde vastgoedpartij, gespecialiseerd in het beheer van winkelvastgoed. Vanuit het kantoor in België is het team van negen medewerkers verantwoordelijk voor de volledige operationele boekhouding, cash collection en fiscale aangiftes.
Op zoek naar een flexibele oplossing
De aanleiding om opnieuw met Onguard te gaan werken, ontstond na de overstap naar SAP. “We waren gestart met een maatwerkpakket van SAP waarin ook een eenvoudig herinneringssysteem zat. Maar dat was heel basic en had bijvoorbeeld geen agendabeheer. We hebben er toen voor gekozen om wederom met Onguard in zee te gaan,” vertelt Koen Vanhorenbeke, Head of Accounting bij Wereldhave Belgium.
Proactief sturen met Onguard
In samenwerking met de Nederlandse collega's, waar Onguard al succesvol draaide, werd de implementatie uitgevoerd. De bestaande inrichting stond er grotendeels nog, wat de herstart vergemakkelijkte.
Koen vertelt: “Vandaag de dag is het incassoproces helder uitgetekend in CreditManager. Medewerkers krijgen automatisch meldingen en weten precies welke acties op welk moment nodig zijn. Een belangrijk onderdeel is het agendabeheer, waarmee medewerkers automatisch meldingen krijgen over te nemen acties. Dat zorgt ervoor dat we sneller kunnen schakelen en huurders beter kunnen begeleiden. Onze cash collection rate is nu structureel omhooggegaan. Per kwartaal halen we nu zo'n 98 procent binnen.”
Drie voordelen die het verschil maken
De inzet van Onguard heeft op meerdere fronten het verschil gemaakt voor Wereldhave Belgium. Waar het team voorheen handmatig moest bijhouden welke posten openstonden, is er nu direct overzicht en structuur. “We hebben nu duidelijke processen en deadlines ingebouwd,” zegt Koen. “Vijf dagen vóór de vervaldatum krijgt een huurder een overzicht, daarna volgen herinneringen, belacties en indien nodig schakelen we een incassobureau in. Alles verloopt volgens een strak schema.”
Ook intern is het verschil merkbaar.
Daarnaast zet het team ook de rapportagetool actief in. “Ik zie in één oogopslag welke posten nog openstaan en wat de laatste actie is geweest. Als er ergens iets fout loopt, gaat er meteen een belletje rinkelen en kunnen we daar gelijk op inspelen.” Die duidelijkheid is ook prettig voor de huurders. “Huurders weten nu precies wat ze kunnen verwachten. Ze ontvangen op vaste momenten notificaties, vóór de vervaldatum. Dat voorkomt verrassingen en zorgt voor betere relaties. Voor oudere huurders was het even schakelen, maar nieuwe huurders groeien er vanzelf in mee.”
Samenwerking met Onguard: snel, deskundig en dichtbij
De samenwerking met Onguard wordt als zeer positief ervaren. “De helpdesk is snel, duidelijk en denkt mee,” vertelt Koen. “Niet elke supportdesk haalt dat niveau. Bovendien kwam ons vaste contactpersoon zelfs naar België voor een opleidingsdag, dat wordt gewaardeerd.”
Blik op de toekomst:
AI en verdere integratie
Wereldhave Belgium denkt al verder vooruit. De ambitie? Meer automatiseren, minder e-mailverkeer en AI inzetten om standaardvragen automatisch te beantwoorden. Koen: “Veel vragen zijn standaard en zouden met AI kunnen worden afgehandeld. Als we die processen slim automatiseren, kunnen we ons richten op wat echt telt: denken en beslissen.”
Ook de behandeling van factuurvragen en bezwaren wordt de komende tijd geïntegreerd. “Nu lopen die zaken nog buiten Onguard om, via losse mailtjes. Maar het zou veel logischer zijn om ook dat gewoon in hetzelfde systeem te volgen en op te lossen. Dan bouw je aan een volledig klantdossier. De komende tijd gaan we onderzoeken welke mogelijkheden CreditManager daarvoor biedt.”
Bewezen oplossing
Duurzame impact
Wat begon als een pragmatische terugkeer naar een vertrouwde oplossing, is uitgegroeid tot een fundament onder het financiële beheer van Wereldhave Belgium. Met Onguard heeft het bedrijf niet alleen meer grip gekregen, maar ook een partner gevonden die blijft meebewegen met de uitdagingen van morgen.
Sluit je aan bij tevreden klanten
