Soprema NL
Credit management dat met je meegroeit: zo houdt Soprema NL grip met Onguard
Slimmer werken, sneller schakelen en meer grip op je processen: dat is waar Soprema NL naar streeft. De internationale speler zag de afgelopen jaren zijn klantenportefeuille én complexiteit groeien. Dat vroeg om een volgende stap in het credit management. Samen met Onguard bracht Soprema structuur aan, automatiseerde het debiteurenbeheer en zorgde voor meer rust en overzicht op de financiële afdeling. En het resultaat? Minder handmatig werk, betere klantcommunicatie en ruimte voor verdere optimalisatie.
Over
Soprema NL
Soprema NL, onderdeel van de internationaal opererende Soprema Group, is een toonaangevende producent van hoogwaardige dakbedekking, isolatie en waterdichtingsoplossingen. Vanuit IJlst bedienen ze de Nederlandse markt met een breed aanbod voor de bouw- en dakensector.
Van Outlook naar overzicht
Eric Swartjes, creditmanager bij Soprema NL, vertelt: “We werken al sinds het begin van de jaren 2000 met credit managementsoftware. Destijds zijn we gestart met de software van Credit Tools, dat later is opgegaan in Onguard. We hadden een klein credit managementteam dat de debiteuren volledig handmatig beheerde via Outlook. Bovendien werkten we met verschillende bronsystemen, wat het verkrijgen van een totaaloverzicht moeilijk maakte.”
Met de implementatie van CreditManager kwam daar verandering in. “We hebben het credit managementproces vanaf de basis opnieuw opgericht. Met standaardworkflows, automatische herinneringen en vooral veel meer grip op de cijfers. In plaats van achteraf te reageren, kunnen we nu proactief sturen,” legt Eric uit.
Een nieuwe uitdaging: te vroeg, te veel, te vaak
Sinds de implementatie is het contact met Onguard warm en toegankelijk gebleven. En jarenlang draaide het systeem naar tevredenheid. Tot zich een nieuwe uitdaging aandiende: automatisch gegenereerde acties op openstaande betalingen, die nog niet gematcht konden worden met facturen. Dit gedrag is onderdeel van de standaardwerkwijze van het systeem. De software voert namelijk automatisch de ingestelde acties uit, zonder aannames te doen over de relevantie van een betaling voor een specifieke factuur. Dit zorgt voor consistentie en een voorspelbare verwerking. “Betalingen kwamen binnen vóórdat de factuur in het systeem stond. Toch volgde direct een opvolgactie. Dat leverde honderden irrelevante meldingen op. En bij honderdduizend facturen per jaar, wordt dat al snel onwerkbaar.”
Klantcommunicatie die wél gelezen wordt
Samen met Onguard is Soprema NL niet alleen bezig om interne processen continu te verbeteren. Ook de communicatie naar klanten kreeg de afgelopen tijd een update. “Waar aanmaningen voorheen als bijlagen werden meegestuurd, staan ze nu direct in de mailtekst. Klanten lezen zo sneller wat er aan de hand is. Geen gedoe meer met bijlagen openen. Het is een kleine wijziging, maar het heeft wel een groot effect,” vertelt Eric.
Geautomatiseerde workflow voorkomt ruis
“Daarom klopten we weer bij Onguard aan om te kijken of ze voor ons een oplossing hadden. En die hadden ze,” vertelt Eric.
Samen met Onguard werd een innovatieve oplossing ontwikkeld. Door een technische cyclus in te bouwen, worden bepaalde acties nu tijdelijk ‘geparkeerd’.
“Pas na acht dagen komen ze opnieuw in beeld, wanneer het matchingsproces meestal al is voltooid. In plaats van driehonderd irrelevante meldingen, blijven die acties over die écht mijn aandacht nodig hebben. De consultant van Onguard speelde hierbij een cruciale rol: dankzij zijn heldere communicatie, flexibiliteit en het vermogen om actief met ons mee te denken, werd het probleem snel en effectief opgelost,” aldus Eric.
De volgende stap?
Nog meer automatisering
Eric kijkt ook al vooruit: “We willen nog verder automatiseren: betaallinks, betere e-mails, slimmere opvolging. Ook AI biedt kansen die we graag samen met Onguard verkennen.”
Samen groeien
Waarom de samenwerking met Onguard werkt
“Wat we zo waarderen aan de samenwerking met Onguard, is dat zij met ons meebewegen. We zijn als organisatie gegroeid, onze processen zijn complexer geworden en toch blijft CreditManager de stabiele basis. Dat maakt hen voor ons een waardevolle partner. De samenwerking is informeel en prettig. Onguard staat altijd open voor onze vragen en denkt echt mee, ook als het even buiten de standaard valt,” sluit Eric af.
Sluit je aan bij tevreden klanten
