Zo niet, dan zou dat wel zo moeten zijn. In het huidige bedrijfslandschap kan jouw cash conversion cycle een groot verschil maken tussen het succes of falen van jouw organisatie. Veel bedrijven richten zich op het verbeteren van hun DPO (leverancierskant) en DOI (voorraadbeheer) om hun cashflow te verbeteren. Maar de echte impact vind je door te kijken naar jouw klantenbestand en hun betalingsgewoonten, wat tot uiting komt in de DSO-metriek.
Neem bijvoorbeeld een onderneming die per jaar voor €20 miljoen verkoopt op krediet en een achterstallige DSO van 15 dagen heeft. De dagelijkse verkoop op krediet bedraagt dan ongeveer € 55.000 x 15 dagen = € 825.000 dat als extra investering, of geld, vastzit in vorderingen. Als je uitgaat van een rente van bijvoorbeeld 3-4%, dan wordt er elk jaar € 30.000 aan extra rente betaald of niet als rente ontvangen op kasmiddelen die niet zijn gefactureerd, geïnd of op tijd zijn gematcht.
Weet je wat jouw operationele DSO is en of deze beter of slechter wordt?
Hoe bereken je de DSO? Een goede vraag. Je moet bepalen welke DSO-formule het beste past bij jouw bedrijf. Vervolgens moet je voldoende tijd besteden aan het meten, bewaken en vooral verbeteren van de DSO.
Je kunt de DSO op heel veel verschillende manieren berekenen. Hier zijn er zeven!
- Standaard DSO (totaal wel en niet vervallen debiteuren/totale omzet in de periode X aantal dagen in de periode)
- Omzetgewogen DSO (zoals hierboven maar maandelijks berekend en vervolgens gemiddeld per periode)
- Werkelijke DSO (zoals standaard maar berekend op factuurniveau, waarna alle facturen bij elkaar worden opgeteld)
- Best mogelijke DSO (zoals standaard maar exclusief vervallen debiteuren/totale omzet X aantal dagen)
- Achterstallige DSO (standaard DSO – best mogelijke DSO)
- Countback DSO (DSO van voorgaande maand plus aantal dagen in de huidige maand)
- Verouderend (totaal van uitstaande dagen van alle achterstallige facturen/totaal aantal wel en niet vervallen facturen)
De meest gebruikte en eenvoudigste methode is waarschijnlijk methode 1. Tijdens mijn vorige loopbaan op CEO-niveau, werden mijn doelstellingen en bonussen vastgesteld op basis van methode 2. Dit betekende dat er aan het eind van elke maand (in plaats van elk kwartaal of elk jaar) druk bestond om de DSO laag en onder controle te houden. Hoe meer meetpunten er zijn, hoe groter de kans dat problemen vroegtijdig worden geconstateerd. Zo kun je bijvoorbeeld oudere vorderingen inventariseren voordat ze dubieus worden en systematische problemen binnen het bedrijf aan het licht brengen.
Wat heb je als CEO of CFO op realtime basis nodig?
Ongeacht welke van de bovengenoemde methodes je kiest, je hebt in ieder geval onderstaand rapport nodig dat dagelijks automatisch wordt bijgewerkt (voor de lopende maand). Ook een voortschrijdende historie van 12 maanden en bij voorkeur een jaar-op-jaar vergelijking zodat je rekening kunt houden met eventuele seizoenseffecten. Het onderstaande rapport vertelt jou dat je niet alleen continu bovenop jouw standaard-krediettermijn zit (in dit geval 60 dagen), maar dat er ondanks een duidelijke verbetering in het huidige jaar nog een lange weg te gaan is. Er kan nog veel achterstallige DSO (verbeterde kasstroom) uit jouw bedrijf geperst worden.
Als je standaard-betalingstermijn continu wordt overschreden, kan dat verschillende dingen betekenen. Bijvoorbeeld dat jouw finance afdeling zit te slapen of dat jouw verkoopteam heel veel nieuwe klanten heeft binnengehaald door ze een langere betalingstermijn te bieden. Maar het kan ook betekenen dat je ernstige operationele problemen hebt waardoor klanten hun rekeningen niet betalen in verband met leverings- of andere problemen.
Waar moet je beginnen om dit weer op het goede spoor te krijgen?
Met een spreadsheet kom je er niet. Je hebt (near) realtime-overzichten nodig per soort activiteit, per klantgroep, per incassoteam, per persoon en zelfs per individuele klant. Je hebt een geïntegreerd overzicht van je klanten nodig, evenals interactieve tools om achterstallige betalingen te beheren, geschillen met klanten op te lossen, eenvoudige betaling mogelijk te maken en snel back-up documenten en kopieën van facturen te leveren om betalingen te faciliteren. Om het aantal achterstallige DSO per saldo naar nul te krijgen heb je misschien ook geavanceerde Artificial Intelligence en machine learning nodig. Ook geavanceerde faciliteiten voor het matchen van betalingen en e-facturatie naast je software hub voor incasso en kredietbeheer ondersteunen het doel.
Voorop staat dat als je het niet kunt meten, je het ook niet kunt verbeteren. Je moet dus de beschikking hebben over geavanceerde rapportagetools en dashboards (zoals de bovenstaande) die dagelijks worden bijgewerkt en de actuele prestaties vergelijken met de doelstelling en de historie.
Op zoek naar een partner voor geavanceerde rapportages?
Onguard is marktleider op het gebied van geautomatiseerde creditmanagement oplossingen met meer dan 30 jaar ervaring en wereldwijd ruim 750 klanten in alle sectoren. Wij kunnen jouw organisatie snel en kosteneffectief op weg helpen met een snel rendement op de investering en een verbetering van de DSO-prestaties met 20%. Meer weten over onze oplossingen? Neem dan direct contact met ons op.
