Dubieuze debiteuren kunnen verregaande gevolgen hebben voor een organisatie, waarbij elke sector haar eigen kwetsbaarheden kent. Zo lopen bedrijven die machines, voertuigen of andere kostbare producten leveren, het risico dat hun product zonder betaling van de aardbol verdwijnt. Uit onderzoek van PwC blijkt dat in 2020 maar liefst 47 procent van de bedrijven in de afgelopen 24 maanden te maken heeft gehad met fraude. Zij rapporteerden gemiddeld zes fraudegevallen per bedrijf. Hoge cijfers, waaruit blijkt dat de dreiging van fraude steeds groter wordt.
Als we het over fraude hebben dan spreken we doorgaans over fraudeurs die zich voordoen als medewerkers van bestaande bedrijven om transacties met leveranciers af te sluiten. Inmiddels is er een tweede variant: criminelen die nepbedrijven oprichten. Beide varianten vormen een groot risico voor organisaties. Het bestrijden hiervan wordt momenteel toevertrouwt aan de financiële afdeling en credit managementteams en dat blijkt een grote uitdaging.
De eerste verdedigingslinie
Voor credit managementteams is het screenen van een potentiële klant een cruciale eerste stap om te achterhalen of er een fraudeur in het spel is. Ook verkoopteams kunnen een rol spelen door aan de bel te trekken bij verdachte situaties of bij informatie die niet legitiem lijkt. Het analyseren van bankafschriften, btw-nummers en registraties bij de Kamer van Koophandel is een goed startpunt om alle mogelijk verdachte gegevens aan het licht te brengen.
Daarnaast zijn er verschillende signalen die op fraude duiden, die een ervaren credit manager al in een vroeg stadium kan herkennen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een ongewoon hoge orderwaarde of een orderadres uit een land waar de organisatie normaal gesproken geen zaken mee doet. Gepaste zorgvuldigheid in een vroeg stadium wordt steeds belangrijker naarmate niet-terugbetaalbare transactiemethoden populairder worden, zoals bankoverschrijvingen in plaats van PayPal- of creditcardbetalingen.
Financiële teams zijn dus een belangrijk onderdeel van het screeningsproces, maar de inzet van technologie is ook essentieel. Op dit moment bieden platforms echter niet de hulp die credit managers nodig hebben om gegevens te analyseren die op fraude duiden. Excel of oude ERP-systemen hebben vaak niet de mogelijkheid om interne datapunten te verbinden of om te integreren met real-time gegevens van kredietinformatiebureaus. Gevolg hiervan is dat het credit managementteam niet beschikt over het cruciale end-to-end inzicht wat hen kan helpen bij het nemen van beslissingen over nieuwe klanten. Zonder dit inzicht is het aanzienlijk lastiger om een verdedigingslinie te vormen tegen evoluerende fraudetechnieken.
RPA en intelligente automatisering
Intelligente automatisering (IA) en robotic process automation (RPA) zijn technologieën die de financiële professional kunnen helpen. RPA kan bijvoorbeeld een sleutelrol spelen bij het automatisch verifiëren of een potentiële klant daadwerkelijk is wie hij beweert te zijn. Hetzelfde geldt voor adressen. IA en RPA kunnen controleren of het adres inderdaad op de beweerde locatie ligt. Tegelijkertijd zijn de technologieën ook in staat om accounts te signaleren die op de zwarte lijst staan of nepbedrijven die eerder hebben geprobeerd andere bedrijven op te lichten. Het gebruik van dergelijke technologieën stelt het credit managementteam niet alleen in staat om een cruciale eerste verdedigingslinie tegen fraude te vormen door fraudeurs te signaleren. Het maakt het ook mogelijk om het screeningsproces van een potentiële klant sneller te laten verlopen. Dit helpt niet alleen bij het uitschakelen van fraudeurs, maar maakt ook de verwerking van een groter aantal transacties mogelijk. Dubbel voordeel voor het bedrijf dus.
Verdediging tegen de dreiging van fraude in 2021
Voor de uitbraak van het coronavirus werden klanten vaak gescreend bij een persoonlijke ontmoeting op een fysieke locatie. Dit is nu een stuk lastiger geworden. Fraudeurs kunnen zich op verschillende platformen voordoen als werknemers van een nepbedrijf en zich op die manier via bijvoorbeeld videobellen presenteren. De inzet van technologie bij het identificeren van fraudeurs wordt daarom nog belangrijker. Het lijkt er namelijk op dat veel bedrijven er na de pandemie voor zullen kiezen om door te gaan met een hybride werkmodel, waardoor er minder zaken in persoon afgehandeld worden.
Credit managementteams en managers zijn dus een cruciaal onderdeel in de verdedigingsstrategie tegen fraude. De technologie neemt hun rol hierin niet over, maar kan hen juist helpen om weloverwogen beslissingen te nemen over het al dan niet zakendoen met een potentiële klant. Als het te mooi lijkt om waar te zijn, is het dat waarschijnlijk ook. Als de twijfel toeslaat, kunnen zij de technologieën inzetten om te helpen bij het nemen van beslissingen en hun organisatie te beschermen tegen frauduleuze activiteiten.
Deze blog is ook gepubliceerd op CMWeb.nl.
