Vier tips om jouw DSO te verlagen
Voorkomen is beter dan genezen. Dat geldt ook voor betalingsachterstanden. Ongeacht omvang of bedrijfssector, betalingsachterstanden leveren veelal grote problemen op. Credit managers weten dat als geen ander. Ondanks hele onzekere tijden, zijn er toch adequate maatregelen genoeg die helpen de DSO te verlagen.
Onzekerheid vraagt om creativiteit. De geschiedenis leert ons bovendien dat noodzaak de moeder is van alle uitvindingen. Daarom is het hoog tijd om je facturatieprocessen weer eens onder de loep te nemen. Dit zijn vier tips die je op weg helpen naar een lagere DSO:
1. Heldere betalingsvoorwaarden op papier
Als betalingsvoorwaarden zwart-op-wit staan, is er geen ruimte voor twijfel. Het is zaak dat deze voorschriften ook heel duidelijk zijn voor zowel klanten als collega’s. En dat deze consequent worden toegepast. Ook al is bekend dat een betaling binnen 15 dagen binnenkomt, dan kan het nog geen kwaad om dat schriftelijk te bevestigen. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is.
2. Zit bovenop je facturatieproces
Hoe langer het duurt voordat je besluit te factureren, hoe groter de kans dat je langer op betalingen moet wachten. Probeer dus altijd zo snel mogelijk factureren. Ook al lijkt het extra werk om meerdere facturen uit te zetten, vermijd de zogeheten batchfacturatie. Hoe eerder je factureert, hoe eerder immers het betaalproces start. Zo krijgen klanten nauwelijks tijd om te vergeten dat ze je nog iets verschuldigd zijn. Dat voorkomt dus late betalingen en tegelijkertijd zorgt het voor een gestage inkomstenbron. Tools zoals Visma | Onguard’s CreditManager helpen bij het beheren van facturen in één platform. Daarmee zijn alle gegevens via één scherm beschikbaar. Het versturen van facturen is op die manier een automatisch proces. Bovendien heb je inzicht in elk klantprofiel zodat je weet welke facturen bij wie openstaan en welk betalingsgedrag van toepassing is.
3. Handel direct bij te late betalingen
Urgentie is en blijft cruciaal. Hoe langer je wacht, hoe langer het duurt voordat de klant betaalt. Ook wanneer je erop vertrouwt dat het geld wel binnen gaat komen. Bij het verstrijken van de betalingstermijn, is het van belang direct contact op te nemen met de klant. Bij voorkeur op een manier die de klant prettig vindt; per e-mail, telefonisch of bijvoorbeeld via WhatsApp.
4. Automatiseren en optimaliseren
Met de inzet van de juiste tools kun je betalingsprocessen versnellen. Zo zijn verouderde systemen doorgaans tijdrovend en frustrerend. Alle tijd die nodig is voor inefficiënte taken, kun je beter besteden aan het voorkomen van late betalingen en het verlagen van je DSO. Gespecialiseerde order-to-cash software bespaart daarbij veel tijd. Dit omdat het proces van facturatie tot betalen volledig automatisch gaat. Order-to-cash oplossingen zijn bovendien makkelijk te integreren in bestaande ERP-systemen. De juiste order-to-cash software biedt verder allerlei tools om klantrelaties te versterken zoals het op maat aanmaken van specifieke betalingsscenario’s.
Langetermijnvoordelen van een lagere DSO
Een lage DSO heeft uiteraard invloed op meer dan alleen je liquiditeit. Zo is het ook prettig dat je mede hierdoor jouw eigen leveranciers snel kunt betalen. Kortom, het is zeker mogelijk jouw DSO te verlagen wanneer je heldere betalingsvoorschriften hebt, batchfacturatie vermijdt, gebruikmaakt van geautomatiseerde order-to-cash processen en snel ingrijpt bij te late betalingen. Tot slot, zo bevorder je ook nog eens de bedrijfscontinuïteit en tevredenheid van jouw klanten en leveranciers.
Dit is ook gepubliceerd op Controllers Magazine en Executive Finance
