Van Excel naar credit management software: zó maak je een business case

Van Excel naar credit management software: zó maak je een business case

Nederlandse bedrijven behoren tot de snelste betalers ter wereld. Onlangs verscheen een nieuwsbericht dat de facturen door de Nederlandse ondernemingen binnen 46 dagen worden betaald. Goed nieuws, maar is dit écht iets om blij mee te zijn? In veel gevallen wachten bedrijven dus bijna anderhalve maand op de betaling van een factuur en zijn Credit Managers veel tijd kwijt om hun debiteuren te laten betalen. Tijd om dit proces onder de loep te nemen, want het is voor ieder bedrijf van belang dat facturen sneller worden betaald. Sterker nog: wanneer er sneller wordt betaald kan de volledige economie ervan meeprofiteren.

Inefficiënte processen

Het is een goed teken dat de economie inmiddels alweer op volle toeren draait: bedrijven zetten meer om, maken weer winst en zijn dus in staat om hun rekeningen sneller te betalen. Maar hoe zorgt de afdeling Credit Management ervoor dat de debiteuren ook daadwerkelijk sneller gaan betalen? De oplossing zit hem in een efficiënt order to cash proces, maar nog niet ieder bedrijf heeft dit op orde. Vaak wordt er gebruik gemaakt van Excel, een tool die eigenlijk niet voor databases is gebouwd. Hierdoor kunnen processen lang duren en worden er snel fouten gemaakt. Ook is het moeilijk om een goed overzicht van beschikbare data te krijgen. Speciale credit management software kan een bedrijf helpen om een stuk efficiënter aan de slag te gaan, het hele proces op orde te hebben en uiteindelijk de days sales outstanding te verlagen.

Overtuig de CFO

Om credit management software op een goede manier te introduceren binnen een bedrijf is het belangrijk om goed te onderbouwen waarom de software de organisatie gaat helpen. CFO’s zijn vaak sneller geneigd om voor een project te kiezen wanneer ze inzien dat het tijd en kosten bespaart. Met onderstaande stappen maakt iedere credit manager een goede business case voor credit management software:

1. Inventariseer de software-opties en de kosten

Bij de introductie van credit management software is het allereerst cruciaal om te inventariseren welke software-opties het bedrijf nodig heeft. Het is hierbij bijvoorbeeld van belang om te bepalen hoeveel medewerkers de software nodig hebben en welke specifieke functionaliteiten elke medewerker nodig heeft. Op basis hiervan kan er een kostenplaatje worden gemaakt voor de organisatie.

2. Zet de voordelen op een rij

Credit management software zorgt ervoor dat bepaalde processen worden geautomatiseerd. Hierdoor heeft het credit management team zelf meer tijd om zich te richten op taken met hogere prioriteiten of op complexere zaken. Daarnaast zorgt credit management software er voor dat de order to cash cyclus wordt verbeterd op verschillende manieren.

Credit managers krijgen bijvoorbeeld door de software minder administratieve lasten en hebben hierdoor meer tijd om snel contact op te nemen met klanten. Ook kan software er voor zorgen dat de taken beter over het credit management team worden verdeeld en dat elke klant een op hem of haar toegespitste benadering kan krijgen. Deze processen zorgen er voor dat de liquiditeit van het bedrijf wordt verhoogd.

Bovendien kan software waardevolle inzichten bieden in de eigen organisatie. Door de beschikbare data uit de software te analyseren, wordt het mogelijk om snel en gedetailleerd inzicht te krijgen in de status van de prestaties. En dus ook waar de knelpunten zitten.

3. Weeg de kosten en baten tegen elkaar af

Nu de kosten en de voordelen van credit management software in kaart zijn gebracht, is het tijd om te inventariseren aan welke doelstellingen de software gaat bijdragen. Veelvoorkomende doelstellingen voor bedrijven zijn bijvoorbeeld een hogere klanttevredenheid of kostenbesparing. Daarnaast is het belangrijk om vooraf te inventariseren wanneer de software echt waarde gaat opleveren na implementatie.  Win hiervoor advies in bij de softwareaanbieder en bespreek wat de doorlooptijd van het project is.

Kortom: een business case maken voor credit management software is heel waardevol. Inventariseer vooraf goed welke software-opties er nodig zijn, bekijk alle voordelen en weeg de kosten af tegen de waarde die het gaat opleveren voor de organisatie. Bij het volgen van  bovenstaande stappen wordt inzichtelijk wat credit management software voor een bedrijf kan betekenen en hoe het order to cash proces efficiënt kan worden ingericht. Dan kunnen we in de toekomst écht trots zijn op de snelheid waarmee debiteuren de facturen betalen.

“Wanneer je niet goed voor je klanten zorgt, zal je concurrentie het doen”
MARTIN DE HEUS – VP Sales