Vier redenen waarom credit management software jouw organisatie tijdswinst oplevert in rapportages en monitoring
Credit managers zijn dagelijks bezig met het monitoren van financiële gegevens en het maken van rapportages. Deze werkzaamheden zijn in sommige gevallen niet altijd te behappen, omdat de hoeveelheid gegevens steeds meer toeneemt. Het handmatig downloaden, analyseren en controleren van financiële gegevens en het vervolgens maken van rapportages kost veel tijd en is foutgevoelig. Daarnaast duurt het vaak enige tijd voordat alle informatie up-to-date is.
Zo komt het regelmatig voor dat een betaling die vandaag wordt ontvangen over enkele dagen pas zichtbaar is in het systeem. In dat geval loopt de rapportage achter bij de werkelijke stand van zaken, waardoor er een onjuist beeld wordt gecreëerd. Niet ideaal, want de financiën moeten op orde zijn om goede beslissingen te kunnen nemen. Door deze taken te automatiseren met behulp van credit management software, heeft de credit manager, en hiermee de organisatie, onder andere een beter overzicht van de financiën. In deze blog geven we naast het overzicht nog vier redenen waarom de het werken met credit management software, zoals CreditManager, tijdswinst oplevert:
-
Rapporten genereren
Het genereren van rapporten door gegevens van een bepaalde periode te downloaden, op te maken en te controleren en ze vervolgens in een overzichtelijk rapport te zetten, is dankzij software verleden tijd. Met behulp van de rapportagemogelijkheden in CreditManager kan een rapport met één druk op de knop automatisch worden genereerd. Dit maakt de arbeidsintensieve handmatige manier voor het genereren van een rapport overbodig. Daarnaast kunnen rapporten op geplande tijdstippen verzonden worden naar collega’s of afdelingen, zodat een rapport altijd op het juiste moment binnen is. Voor financiële teams zijn deze automatisch gegenereerde rapporten betrouwbaarder dan handmatig gemaakte rapporten, omdat de kans op een menselijke fout niet meer van toepassing is. Wij kunnen ons voorstellen dat gegevens soms geverifieerd moeten worden. In dat geval kunnen gebruikers de rapportbeschrijving en -berekeningen via de software opvragen.
-
Realtime inzicht
Dankzij CreditManager hebben credit managers realtime een nauwkeurig beeld van de financiën binnen de organisatie. Alle dashboards, rapporten, KPI’s en prestatieoverzichten worden, zodra er nieuwe informatie beschikbaar is, direct en geheel automatisch bijgewerkt. Dit betekent dat ieder rapport altijd de meest recente informatie bevat. De gebruiker is op deze manier altijd volledig op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.
Ook is het met CreditManager mogelijk om gegevens van klanten (debiteuren) en uitstaande facturen te importeren om een overzicht te krijgen van dagelijkse (administratieve) taken en credit managementprocessen. De software genereert vervolgens automatisch een recent overzicht van bijvoorbeeld geplande acties, dashboards van openstaande facturen of klachten of een grafische weergave van de huidige DSO (Days Sales Outstanding). De credit managementsoftware verschaft ook informatie over de huidige stand van zaken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de afgehandelde acties en de cijfers die de effectiviteit van het huidige credit managementbeleid meten.
-
Naadloze import
De huidige gegevens van klanten en de openstaande facturen worden dagelijks geïmporteerd in CreditManager. Met deze gegevens worden dashboardberekeningen gedaan en worden er nieuwe of gewijzigde acties aangemaakt. Het is in CreditManager ook mogelijk om aanvullende informatie te uploaden, zoals gegevens van Dun & Bradstreet, Graydon, risico’s of zelfs niet-financiële gegevens. Gebruikers van de software zoomen zo eenvoudig in op bepaalde klanten of accounts. Daarnaast krijgen ze ook meer inzicht in de huidige situatie en kunnen op basis daarvan gefundeerde zakelijke beslissingen nemen.
-
Geautomatiseerde acties
Hoewel er voor de rapportage en monitoring in CreditManager geen menselijke invoer is vereist, kan de software wel naar wens worden aangepast. Dit kan door bijvoorbeeld filters in het dashboard en in de rapporten aan te maken. Gebruikers hebben zo de mogelijkheid om bijvoorbeeld een lijst van klanten te filteren op klachten waarvoor actie ondernomen moet worden. Een account- of credit manager krijgt zo een duidelijke indicatie van wat er moet gebeuren. Deze functionaliteit stelt credit managers ook in staat om de cijfers van KPI’s of bepaalde administraties met elkaar te vergelijken.
Kortom, de voordelen van credit managementsoftware zijn groot. Dankzij software is het mogelijk om sneller rapportages te maken en om de huidige klant te monitoren. Daarnaast helpt de software ook bij een efficiëntere credit managementstrategie en uiteindelijk betere klantrelaties. De uitgebreide analyse- en rapportmogelijkheden verbeteren bovendien het inzicht in de bedrijfsvoering van een organisatie, zowel voor het bedrijf zelf als voor hun klanten.
