Q&A 4 | Waarom moet ik overstappen van Excel op credit managementsoftware?

Share:

In de vierde blog van onze Q & A-serie bespreekt Wolter Kreun, VP Professional Services en Customer Success, hoe bedrijven de toekomstige technologie in credit management kunnen omarmen. Hoe zij verouderde systemen achter zich kunnen laten en waarom het van belang is om te investeren in nieuwe software om processen en betalingen te stroomlijnen.

V: In een steeds competitievere markt is het van vitaal belang dat ons bedrijf gelijke tred houdt met concurrenten. Dat doen we door naar de toekomst te kijken en gebruik te maken van nieuwe technologieën. Maar waarom zou ik de overstap maken van Excel naar credit managementsoftware?

A: Technologie is een van de belangrijkste factoren als het gaat om het stroomlijnen en optimaliseren van credit managementprocessen. Toch vertrouwt een groot aantal bedrijven nog steeds op handmatige, arbeidsintensieve systemen zoals Excel. Dat is tijdrovend,  eentonig en het risico op menselijke fouten is groter. Credit managementteams zijn echter vaak terughoudend om nieuwe software-oplossingen toe te passen. Dat betekent doorgaans verregaande automatisering van processen. Wat is dan de impact op hun banen?

Hoewel deze terughoudendheid begrijpelijk is, vormt credit management software geen bedreiging voor de banen van bestaande medewerkers. Sterker nog, het automatiseren van het credit management- en aanmaningsproces zorgt er juist voor dat je repetitieve taken en administratief zware delen van het proces uit laten voeren door de software. Hierdoor ontstaat er juist meer tijd en vrijheid voor debiteurenbeheerders om zich te concentreren op taken die meer waarde toevoegen.

Met welke belangrijke zaken moet je rekening houden wanneer je overweegt over te stappen van Excel naar credit managementsoftware? We zetten het op een rijtje.

Credit managementsoftware versus Excel – wat is het grote verschil?

Als verouderd systeem heeft Excel aanzienlijke beperkingen en een van de grootste nadelen is het zo effectief mogelijk inzetten van medewerkers. Op zichzelf staande spreadsheets bieden geen centrale toegang vanuit het credit managementteam. Deze spreadsheets worden vaak handmatig en lokaal bijgewerkt door een aangewezen medewerker. Wanneer hij of zij om welke reden dan ook afwezig is, kan het voor iemand anders moeilijk zijn om het werk op te pakken en te begrijpen wat de status is van bepaalde taken. Het opnieuw toewijzen van deze taken is daardoor tijdrovend en inefficiënt.

Gespecialiseerde credit management software zoals CreditManager geeft echter volledig inzicht in het debiteurenbeheer. Het vormt één centraal systeem dat medewerkers in realtime kunnen bijwerken. Bovendien zijn alle taken gemakkelijk over te dragen aan andere medewerkers. Een ander groot voordeel is dat je als manager een veel breder overzicht hebt van de hoeveelheid werk. Dat geeft meer controle en de mogelijkheid om uitstaande taken, waar nodig, aan de juiste mensen toe te wijzen.

Natuurlijk is elk proces dat uitgebreide handmatige invoer vereist, ook onderhevig aan menselijke fouten. Bij het gebruik van spreadsheets kunnen medewerkers per ongeluk fouten maken of typefouten invoeren. De technologie van Excel is niet altijd geavanceerd genoeg om deze fouten te identificeren. Je zult dit dus altijd handmatig moeten controleren om te voorkomen dat er onjuiste informatie in het systeem wordt ingevoerd. Alleen dan voorkom je inconsistenties of fouten met klantaccounts.

Wanneer je gebruik maakt van credit managementsoftware automatiseer je processen rondom repetitieve gegevensinvoer. Zo zorg je ervoor dat de kans op fouten aanzienlijk verminderd. Mocht er toch een fout optreden, dan is de software in staat deze te identificeren en de medewerker te waarschuwen voor eventuele afwijkingen. Het systeem is vervolgens snel en eenvoudig bij te werken. Om minimale fouten en maximale nauwkeurigheid te garanderen, gaat de software intuïtief om met de informatie.

Daarnaast kun je binnen de software meldingen instellen om medewerkers en er aan te herinneren bepaalde taken af te ronden. Zo zorg je er voor dat er geen belangrijke taken over het hoofd worden gezien. De software biedt hiermee adequate ondersteuning aan drukke credit managers en helpt de dagelijkse werkzaamheden en onder controle te houden.

Ondersteuning van credit managers

Gespecialiseerde credit managementsoftware is intuïtief, gebruiksvriendelijk en neemt tijdrovende administratieve taken uit handen. Hierdoor kunnen credit managers en medewerkers veel meer tijd vrijmaken om zich te concentreren op complexere en interessantere taken. En dat draagt bij aan het verbeteren van de algehele betrokkenheid, werktevredenheid en prestaties van het hele credit managementteam. Wanneer medewerkers kunnen focussen op de menselijke kant van debiteurenbeheer, zoals het opbouwen van klantrelaties en het leveren van essentiële strategische input, haal je als bedrijf het meeste uit jouw medewerkers. Zij krijgen meer vaardigheden en de technologie ondersteunt hen. En dat leidt tot optimale prestaties.

Nu bedrijven steeds meer een ‘digital-first’ benadering omarmen, worden verouderde systemen zoals Excel vervangen door nieuwere, snellere en betere oplossingen. Nieuwe software en verregaande automatisering is geen vervanging van medewerkers. De overstap van Exel naar credit managementsoftware is juist een waardevolle aanvullende ondersteuning van het credit managementteam. En bovendien essentieel in het optimaliseren van processen. Zo zorg je voor een optimaal debiteurenbeheer, haal je het maximale uit jouw medewerkers, verbeter je de betrokkenheid en houd je gelijke tred in een concurrerende markt.

Het zoeken naar en vinden van de nieuwste en beste digitale tools is een essentieel onderdeel van de evolutie binnen credit management. Beschik je als organisatie over de juiste tools, dan kun je er niet alleen zeker van zijn dat jouw credit managementprocessen in veilige handen zijn, maar ook dat je jouw medewerkers optimaal ondersteunt om echt een verschil te maken.

Request a Demo