In dit deel van onze Q & A-serie bespreken we hoe je als bedrijf risicobeperkende maatregelen kunt nemen om de kans op tijdige betalingen in turbulente economische tijden te vergroten.
Vraag: Tijdens deze periode van economische onzekerheid is het van cruciaal belang dat ons bedrijf risico’s minimaliseert om de kans op wanbetaling te verkleinen. Maar waar begin ik met het creëren van een effectieve risicostrategie binnen mijn order-to-cash-proces?
Antwoord: Risicomanagement is een van de belangrijkste fasen van het order-to-cash-proces. Wanneer je vanaf het begin een effectieve risicomanagementstrategie implementeert biedt dat voordelen. Zo kunnen bedrijven de kredietwaardigheid van een (potentiële) klant van tevoren controleren, deze continu bewaken en de kans op een vervelende verrassing van niet-betaling op een later tijdstip verkleinen.
Het order-to-cash-proces bestaat uit een reeks fasen, beginnend met de aankoop van een product of dienst en eindigend met de betaling en verwerking van de factuur. Wanneer je een efficiënte en effectieve end-to-end-strategie inzet, kun je het risico in elke fase verminderen. Zo zorg je niet alleen voor toekomstigbestendig financieel succes, maar ook voor sterkere klantrelaties. Om risico’s veilig te stellen is er een aantal maatregelen die je kunt nemen; van het afsluiten van verzekeringspolissen tot het implementeren van nieuwe technologie. , Om je te ondersteunen, hebben we onze toptips voor een succesvol order-to-cash-proces verzameld.
Overweeg een kredietverzekering
Zelfs al voordat er een probleem kan ontstaan, kun je jouw financiën – en gemoedsrust – beschermen tegen mogelijke niet betaling.- Ondanks een zorgvuldige kredietcontrole, kan er toch iets misgaan en kan een kredietverzekering ten minste een deel van het uitstaande bedrag dekken. Dat helpt je om financiële problemen te voorkomen, risico’s te beperken en betalingen te dekken in het geval dat een klant in gebreke blijft. Als je echter besluit een kredietverzekering af te sluiten, houd er dan rekening mee dat er een aantal regels is, zoals kredietlimieten per klant. Wanneer je honderden klanten hebt, kan het moeilijk zijn om de status van iedereen bij te houden. Daardoor kunnen klanten met een hoger risico onopgemerkt blijven voordat ze hun limiet overschrijden.
In plaats van een verzekering af te sluiten, is er nog een andere optie waarbij je een forfaitair bedrag opzij zet om gemiste betalingen te dekken. Sommige organisaties kiezen voor deze laatste mogelijkheid omdat zij willen voorkomen dat zij mogelijk geen aanspraak kunnen maken op hun verzekering in geval van niet-betaling. Dat neemt niet weg dat we kredietverzekeringen essentieel vinden. Daarom adviseren we om deze in overweging te nemen, ook als jouw organisatie al alternatieve oplossingen heeft.
Geef prioriteit aan aanmaningsstrategie
Een duidelijke, weloverwogen en effectieve aanmaningstrategie is essentieel als het gaat om het minimaliseren van risico’s in het order-to-cash proces. Zorgvuldig debiteurenbeheer en een goed ingericht aanmaningsproces staan centraal in het totale proces. Wanneer je inzicht hebt in betalingspatronen van klanten en informatie over risicofactoren hierin meeneemt, verklein je de kans op betalingsachterstanden. En dat vermindert financiële tekorten. Splits jouw strategie op in drie fasen: gestructureerde aanmaning, geschillenbeheer en interne en externe samenwerking. In een eerdere blog vind je tips over het opzetten van een effectieve aanmaningsstrategie.
Investeer in risicoverlagende technologie
In een steeds verder evoluerende technologische wereld zijn er voor elk proces nieuwe tools en oplossingen. Als het gaat om het beperken van risico’s tijdens het hele order-to-cash proces, is het de moeite waard om een kredietverzekering te overwegen.
Integreer oplossing voor risicomanagement
Het integreren van oplossingen voor risicomanagement helpt credit managers om proactief te zijn in plaats van reactief. Doordat er inzicht is in mogelijk toekomstige risico’s kun je als credit manager tijdig maatregelen of beperkingen invoeren voordat het te laat is. Bovendien wordt alle informatie opgesplitst in een duidelijk, vereenvoudigd overzicht van de huidige verzekeringsdekking op uitstaande betalingen. Dat geeft credit managers vooraf alle informatie die zij nodig hebben om risico’s te managen.
Uiteraard worden al deze risicostrategieën ondersteund door duidelijke processen en proactieve klantscreening. Voer regelmatig kredietwaardigheidscontroles uit, monitor het klantgedrag en betalingspatronen continu, pas zo nodig de aanmaanprocessen aan én gebruik de juiste tools. Dat helpt je in het minimaliseren van risico’s op niet-betaling. Tegelijkertijd optimaliseer je hiermee de effectiviteit van jouw order-to-cash proces en zorg je voor een stabiele financiële basis voor de toekomst.
