Q&A 1 | Hoe krijg ik beter inzicht in mijn klantaccounts?

Share:

In de eerste blog van onze nieuwe serie met vragen en antwoorden beantwoordt Raymon van Viegen, CFO van Onguard, de vraag over hoe we in onzekere tijden beter inzicht krijgen in accounts.

Vraag: Omdat er verschillende systemen zijn en informatie niet met alle afdelingen wordt gedeeld, heeft ons credit management team moeite om inzicht te krijgen in onze financiën en klantaccounts. Nu we ons aanpassen aan de huidige wereldwijde situatie is het belangrijker dan ooit dat we op de hoogte blijven van de ontwikkelingen en duidelijk inzicht hebben in de hele order-to-cashketen. Hoe kunnen we dit doen?

Antwoord: In deze onzekere economische tijden is het van essentieel belang dat we inzicht hebben in onze klantaccounts. Zo kan een bedrijf namelijk potentiële problemen identificeren en zijn cashflow verbeteren. Gelukkig zijn er verschillende manieren om meer transparantie binnen je organisatie te realiseren, variërend van het opzetten van een effectieve aanmaningsstrategie en het stimuleren van samenwerking tot het implementeren van de juiste tools. Laten we deze één voor één bekijken.

Aanmaningsstrategie

Aanmaningsstrategieën zorgen ervoor dat je bedrijf elk van de drie fasen van incassomanagement gestructureerd kan aanpakken. Deze fasen zijn: gestructureerde aanmaning, geschillenbeheer en interne samenwerking en externe samenwerking. Wanneer je  een aanmaningsstrategie introduceert  krijgen creditmanagers inzicht in de financiën van het bedrijf en in de fase waarin elke klant zich op dat moment in de order-to-cash keten bevindt. Hier kun je zien hoe je de juiste aanmaningsstrategie voor je bedrijf opzet.

In deze moeilijke omstandigheden kan een effectieve aanmaningsstrategie zorgen voor een meer constante cashflow, het aantal achterstallige betalingen verminderen en relaties met klanten verbeteren.

Samenwerking

Zoals je hebt gezien, zijn zowel interne als externe samenwerking fundamentele onderdelen van een aanmaningsproces. Samenwerking in het hele bedrijf is van groot belang om informatie te delen met de relevante mensen en om een duidelijk beeld te krijgen van de orderketen.

Het delen van inzicht is vooral nuttig als het gaat om de beslechting van geschillen. Als het credit management team niet op de hoogte is van alle informatie over een klant en zijn facturen, kunnen geschillen blijven bestaan en facturen onbetaald blijven. Heb je wel  een duidelijk inzicht in alle relevante informatie dan ben je veel beter in staatnen geschillen snel op te lossen. Daardoor kun je de  de jacht op betaling beter oppakken.

Dit proces kun je verbeteren met behulp van tools zoals onze oplossing CreditManager. Hierin worden niet alleen alle facturen en informatie gebundeld waardoor  credit management teams volledig inzicht in elk account hebben. Ook biedt de klachtenafhandelingsmodule duidelijk inzicht in wat er speelt op klantniveau. Bovendien kun je met deze module binnen CreditManager intern contact opnemen met juiste persoon om ervoor te zorgen dat de klacht, vraag of het geschil zo snel mogelijk wordt opgepakt en opgelost.

Technologie

Het hierboven geschetste voorbeeld toont aan hoe belangrijk het is om over de juiste tools te beschikken. Oplossingen zoals CreditManager geven teams in debiteurenbeheer accountteams meer transparantie vanwege de mogelijke integratie met  ERP-systemen. Hierdoor is alle relevante  informatie gemakkelijk op één plaats toegankelijk. Alleen dan zijn  zowel actuele als historische gegevens in te zien en blijft het team  op de hoogte  van de laatste ontwikkelingen.

Omdat betalingen direct verwerkt worden in de oplossing kun je deze real-time bekijken en de voortgang van betalingen te volgen. Daardoor is het een stuk  eenvoudiger om de juiste actie te bepalen. Dit betekent ook dat je alle zakelijke beslissingen op nauwkeurige informatie kunt baseren. Juist op momenten zoals nu, wanneer er sprake is van zoveel ontwrichting binnen bedrijven en in de economie, is dit van essentieel  belang.

Bovendien is het ook mogelijk om extra gegevens uit bronsystemen of kredietwaardigheidsgegevens van bijvoorbeeld Graydon en Dun & Bradstreet in CreditManager te importeren. Zo krijg je meer inzicht in welke klanten een risico vormen en mogelijk niet op tijd kunnen betalen. Zeker onder de huidige omstandigheden. Een dergelijk inzicht zorgt er namelijk voor dat je snel en adequaat kunt reageren op veranderingen en dat je je klanten beter kunt ondersteunen. Cruciaal hiervoor is het ontwikkelen van een effectieve aanmaningsstrategie, het implementeren van tools om debiteuren te beheren en het delen van informatie. Deze maatregelen blijven belangrijk, ook wanneer we terugkeren naar meer normale omstandigheden. Ze help je jouw organisatie bij het behoud van een goede cashflow en meer transparantie.

Creditmanager van Onguard geeft u inzicht in uw rekeningen
Zie hoe door onze whitepaper te lezen

Stel je vraag of ontdek wat Onguard nog meer voor je kan betekenen!

Vul onderstaand formulier in en wij zullen binnen 2 werkdagen reageren.

Neem contact met mij op

Neem contact met ons op

Request a Demo