//Een overtuigende e-mail in 6 stappen

Een overtuigende e-mail in 6 stappen

E-mail is een van de meest populaire vormen van communicatie – vooral bij zakelijke communicatie tussen bedrijven en hun klanten.

Bij marketingafdelingen is e-mail al lang populair als manier om in contact te komen en te blijven met klanten en potentiële klanten. Met een druk op de knop verstuur je duizenden e-mails en kun je jouw contacten informeren over updates, producten en speciale aanbiedingen. Doordat er geen drukkosten en geen verzendkosten zijn is dit een heel aantrekkelijk communicatiemiddel.

Maar e-mail is ook heel goed in te zetten om facturen en bijbehorende communicatie te versturen. Net als bij commerciële e-mails met marketingdoeleinden, kunnen elektronische facturen, herinneringen en aanmaningen veel tijd en geld besparen. De facturen die je verstuurd zijn direct op de juiste plaats waardoor ze sneller kunnen worden betaald.

Dit klinkt allemaal super! Maar er is ook een paar nadelen waarmee je rekening moet houden. Als de e-mail niet meteen de aandacht trekt, kan hij gemakkelijk vergeten worden of kwijt raken tussen de steeds groeiende lijst van nieuwere berichten.

Dat betekent dat je ervoor moet zorgen dat jouw e-mails eruit springen en de ontvanger moet overtuigen om meteen in actie te komen. Met deze 6 tips gaat het jou lukken!

  1. Bepaal vooraf heldere doelen

De ontvanger van jouw e-mail moet begrijpen wat je van hem verwacht. Jouw e-mails zullen vaak als doel hebben om de ontvanger ervan te overtuigen om te betalen. Focus hier dan ook op in je e-mail. Probeer niet om meerdere boodschappen te combineren in één mail, dat kan storend zijn en is minder duidelijk.

  1. Geef een reden om in actie te komen

Als je iemand wilt overtuigen om in actie te komen, dan moet je hem laten zien welke voordelen hier tegenover staan. Het kan lastig zijn om een klant ervan te overtuigen dat hij zijn geld jouw kant op moet sturen. Je kunt het positief verpakken door korting aan te bieden voor vroege betaling of aantrekkelijke loyaliteitsprogramma’s aan te bieden. Waarschuwing over extra kosten bij (te) late betaling is ook een optie, maar met positieve boodschappen boek je over het algemeen betere resultaten.

  1. Neem redenen om niet te betalen weg

Er zijn genoeg redenen waarom een klant een factuur niet op tijd betaald. Misschien is het beleid om betalingen te verwerken op een bepaalde tijd of misschien zijn er goedkeuringen nodig. Het kan ook zijn dat uw factuur onduidelijk is, dat er informatie ontbreekt (bijvoorbeeld het PO nummer, locatienummer) of dat deze niet duidelijk aangeeft hoe en waar er betaald moet worden. Probeer te achterhalen waar het misgaat en voer de noodzakelijke wijzigingen door.

  1. Houd het kort

Een e-mail kun je zo lang maken als je wil. Maar dat betekent niet dat elke elektronische boodschap zo lang moet zijn als een gemiddelde roman. Elk woord telt als mensen bezig zijn en even snel hun e-mails scannen. Dus kies je woorden zorgvuldig en houd je e-mail zo kort mogelijk. Behoud alleen de voornaamste boodschap en laat onnodige zaken weg.

  1. Maak het gemakkelijk

Maak het jouw klant zo gemakkelijk mogelijk om jou op tijd te betalen. Het is aan te raden om jouw boodschap én factuur in de e-mail body te zetten, in plaats van als attachment bij te sluiten. Het vraagt alweer één extra handeling om een attachment te openen en dat kan de betaling vertragen. De juiste software maakt het mogelijk om de opmaak van jouw e-mail  geheel met logo en in huisstijl te maken. Stuur je een herinnering? Voeg dan meteen een kopie van de oorspronkelijke factuur bij, daarmee neem je een eventueel excuus weg dat de klant de factuur niet heel ontvangen of kwijt is.

  1. Houd je contacten up-to-date

Zelfs een perfecte e-mail of super overtuigend bericht, zal weinig zoden aan de dijk zetten als hij is gericht aan de verkeerde persoon of verstuurd naar een oud e-mailadres. Dus, probeer je adresboek up-to-date te houden. De juiste software stelt contactgegevens beschikbaar voor iedereen zodat de juiste gegevens overal toegankelijk zijn.

Er bestaat geen twijfel over dat e-mail een nuttig instrument is en van groot nut kan zijn voor credit management teams – maar zelfs de beste tools zijn nutteloos als je ze niet op de juiste manier gebruikt. Dus als de respons op jouw e-mail tegenvalt, is het misschien tijd om een stap terug en opnieuw na te denken over hoe je jouw berichten duidelijker en overtuigender kunt maken.

Contact en meer informatie
Wil je meer weten over Onguard, of hoe onze software kan helpen met elektronisch factureren, neem dan contact met ons op via +31 (0)88 256 66 66. Of blijf op de hoogte via LinkedIn en Twitter.

Benieuwd wat wij nog meer voor jou en je organisatie kunnen betekenen? Vraag een demo aan!
Floor Stam marketing finance solution

FLOOR STAM

“Het geheim van verandering is niet het oude te bestrijden, maar het nieuwe te bouwen.”

Door | 2018-04-12T11:31:04+00:00 21 maart 2018|BLOG|