Daarom levert de overstap naar e-facturatie direct voordeel op
Uit onderzoek blijkt dat het merendeel (61%) van te late betalingen te wijten is aan foutieve facturen. En zelfs 11% van de mensen die zaken doen, ontvangen überhaupt nooit een factuur. Dat komt vooral door het handmatig aanmaken en versturen van facturen. Naast dat het handmatig werken relatief kostbaar is, neemt het veel tijd in beslag en vergroot het het risico op menselijke fouten. Wanneer je overstapt naar e-facturatie voorkom je deze nadelen en profiteer je direct van de vele voordelen. Met het order-to-cash platform van Onguard is e-facturatie een fluitje van een cent.
PDF is geen e-facturatie
Het verzenden van een PDF via e-mail is geen e-facturatie. Dat wordt nog wel eens gedacht maar het versturen van PDF-facturen is eigenlijk zelfs heel onveilig. De reden hiervoor is dat PDF-facturen niet traceerbaar zijn en daarmee vatbaar voor hackers. Zo kunnen betaalopdrachten bijvoorbeeld ongemerkt voorzien worden van andere bankgegevens. Met e-facturatie heb je juist continue zicht op de verwerking van de factuur tot aan het digitaal afleveren van de rekening. Dat is wel zo veilig, zowel voor de verzender als de ontvanger.
Alle voordelen van de overstap naar e-facturatie op een rij
Eigenlijk biedt e-facturatie voordeel voor iedereen. Voor zowel de organisatie die facturen verstuurt, de betrokken personen als de ontvanger. De voordelen op een rij:
- Kostenbesparing
Papier, drukwerk, post en alle benodigde tijd die daarmee gepaard gaat, behoren tot het verleden. Bovendien kun je e-facturen in grote aantallen tegelijkertijd versturen. Dat bespaart veel tijd en kosten.
- Traceerbaarheid
Onguard’s CreditManager biedt hele inzichtelijke track & trace mogelijkheden. Daarmee heb je realtime inzage in de status van de factuur in het betalingsproces. De ervaring leert dat organisaties hiermee ook nog eens hun DSO verlagen. Er valt namelijk precies te zien wanneer jouw klant een rekening opent en betaalt. Voortdurend weten wat de status is van betaalopdrachten, zorgt eveneens voor kortere doorlooptijden bij bijvoorbeeld een dispuut. Je kunt immers direct zien of er sprake is van de juiste factuur waarmee je mogelijke problemen direct opgelost.
- Eenvoudig integreren
Zowel in een zakelijke als overheidsomgeving is het veelal verplicht om facturen via een portal in te dienen. Je sluit Onguard’s CreditManager heel eenvoudig aan op deze netwerken of bijvoorbeeld ERP-systemen. Dat betekent dat je facturen makkelijk kunt verwerken.
- Meer tevreden klanten
E-facturatie draagt flink bij aan klanttevredenheid. Denk aan het versturen van van facturen via het voorkeurskanaal van de ontvanger; of dat nu WhatsApp, sms of e-mail is. Daarnaast kun je facturen voorzien van verschillende manieren om te betalen, zoals BACS of creditcardbetalingen. Dit draagt er aan bij dat het hele betaalproces voor klanten veel eenvoudiger wordt en dat draagt weer bij aan een snellere betaling.
- Wereldwijd inzetbaar
Over de grens werken en laten betalen, gaat beter met e-facturatie. Zeker als daarmee ook sprake is van verschillende talen en valuta’s. Onguard’s softwareoplossingen worden afgestemd op lokale behoeften. Zo worden valutawijzigingen automatisch doorgevoerd. Daarmee kun je veel makkelijker op wereldwijde schaal opereren en lokalisatieprocessen beheren.
Ook de ontvanger profiteert van e-facturatie. Inkomende factuurstromen worden geoptimaliseerd. En het is een stuk eenvoudiger rekeningen te betalen omdat je minder handelingen hoeft te verrichten. Bovendien kun je op elk willekeurig moment facturen raadplegen want het digitale archief is immers 24 uur per dag en 7 dagen in de week toegankelijk. Last but not least, kan de ontvangende partij de factuur in het formaat krijgen dat het beste past.
Zo werkt e-facturatie met Onguard
Met Onguard’s CreditManager komen alle gegevens van de financiële afdeling via één platform beschikbaar. Zo kun je via één scherm alle gegevens bekijken en worden facturen automatisch verstuurd. Gebruikers krijgen op die manier een volledig overzicht van wat er bij de klant speelt, van openstaande posten tot aan eventuele klachten.
Een efficiënter order-to-cash proces levert uiteindelijk ook een betere cashflow op. Dat alles voor betrouwbare en duurzame klantrelaties. Profiteer ook van de voordelen van e-facturatie!
