Je huidige ERP-systeem en CreditManager gaan hand-in-hand
Een Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem is een goede en handige tool voor de afhandeling van verschillende processen en het delen van gegevens. Het merendeel van de organisaties beschikt dan ook over een dergelijk systeem om hun bedrijfsprocessen te reguleren. Toch is het ERP-systeem niet voor ieder proces ideaal. Neem bijvoorbeeld het credit managementproces met alle bijbehorende taken. Voor het uitvoeren van deze taken is specialistische software veel doeltreffender en betrouwbaarder. Maar hoe gaat dit samen? Gelukkig hoef je niet te kiezen tussen het gebruik van een ERP-systeem en credit management software. Het is namelijk eenvoudig naast elkaar te gebruiken. Sterker nog, CreditManager – de debiteurenbeheersoftware van Visma | Onguard – kun je zelfs gebruiken als een uitbreiding op het huidige systeem. Door de twee oplossingen te combineren, profiteer je van één centrale plaats waar je alle relevante gegevens van debiteuren en facturaties kunt onderbrengen. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om het credit managementproces te configureren zonder rekening te hoeven houden met de beperkingen van een ERP-systeem. Bovendien is CreditManager een complete oplossing voor het credit managementproces en biedt meer mogelijkheden. Hierdoor kun je veel flexibeler te werk gaan bij bijvoorbeeld het beheer en ontwerp van workflows voor aanmaningen.
Gegevensuitwisseling
CreditManager en het ERP-systeem wisselen op twee manieren gegevens uit. De eerste is de traditionele manier, met minimaal een dagelijkse import van gegevens uit het ERP-systeem. Deze import bevat dan zowel debiteuren- als factuurgegevens. De tweede manier is middels het gebruik van API’s. Bij Visma | Onguard willen we de gegevensuitwisseling continu verbeteren, daarom ontwikkelden we een API-platform – onze Marketplace – waarmee je eenvoudig aanvullende modules toevoegt om jouw order-to-cash proces te verbeteren en versnellen. Door de integratie van deze modules profiteer je van extra gegevensuitwisseling en (near) realtime statusinformatie. Bijvoorbeeld over lopende betalingen, overschrijvingsadvies en bijgewerkte dossierinformatie van het incassobureau. Ook voeg je bijvoorbeeld risico-informatie, e-invoicing of betaallinks toe. Voldoende keuze om jouw credit managementproces naar wens in te richten. Dit kan worden gebruikt als aanvulling op de traditionele methode en biedt gebruikers de mogelijkheid om gegevens in realtime te verplaatsen, in plaats van bijvoorbeeld een keer per dag.
Met het ERP-systeem als leidende toepassing kun je met CreditManager de gegevens verrijken. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat het ERP-systeem niet de volledige contactgegevens van een debiteur bevat. Wanneer een medewerkers gebruik maakt van CreditManager en contact opneemt met deze debiteur, is het mogelijk om alle contactgegevens terug te sturen naar het ERP-systeem. CreditManager brengt namelijk een enorme hoeveelheid informatie bij elkaar, zodat de gebruikers een overzicht van gegevens hebben en niet hoeven te schakelen tussen systemen.
De voordelen
Een belangrijk voordeel van het gebruik van CreditManager naast het ERP-systeem is dat je data uit CreditManager kunt gebruiken in het ERP-systeem of in andere toepassingen. Daarnaast kun je verschillende bronnen gebruiken om CreditManager van informatie te voorzien. Stel dat je twee verschillende ERP-systemen hebt die debiteureninformatie leveren en daarnaast heb je nog vijf facturatietoepassingen. Met CreditManager kun je al deze gegevens in één toepassing combineren en zo een volledig overzicht realiseren.
CreditManager is ook een uitmuntend hulpmiddel om twee van de belangrijkste aspecten van credit management onder controle te houden. In de eerste plaats wordt het risico ten aanzien van nieuwe of bestaande debiteuren geminimaliseerd. Wanneer je CreditManager effectief gebruikt, verminder je de risico’s en neemt de kans toe dat debiteuren op tijd of zelfs vroegtijdig betalen. Zo hoef je geen voorzieningen te treffen om kapitaal in de vorm van een lening weg te zetten voor debiteuren die uiteindelijk niet betalen. In de tweede plaats heeft het gebruik van CreditManager een positieve invloed op de cashflow. Dit komt omdat het systeem je waarschuwt wanneer je betalingsherinneringen moet versturen of contact moet opnemen. Verder voorziet de software debiteuren van de nodige hulpmiddelen om betalingen te doen of informatie te krijgen als iets niet duidelijk is.
CreditManager en je ERP-systeem
Het gebruik van CreditManager in combinatie met je ERP-systeem heeft ook een positieve invloed op je klanten. Met CreditManager is het namelijk mogelijk om de aanmaningsprocedure per klantsegment op maat te maken. Hierdoor heb je de totale controle over het verzenden van communicatie op allerlei manieren. Met bijvoorbeeld digitale informatie via e-mail bied je de klant de kans om onmiddellijk op de inhoud te reageren. Wanneer dat gebeurt en er vloeien acties uit voort, worden deze automatisch verwerkt in CreditManager. Dit betekent dat ze niet alleen sneller kunnen betalen, maar ook gemakkelijker met je kunnen communiceren in geval van geschillen of vragen over facturen.
Wanneer je CreditManager gebruikt naast je bestaande ERP-systeem, kun je je gegevens zodanig verrijken dat je er alles uit kunt halen. Op deze manier wissel je eenvoudig informatie uit tussen systemen en verbeter je je credit management-processen aanzienlijk. Zo profiteer je van nauwkeurigere informatie, minder risico’s en een verbeterde cashflow.
