Dagelijks krijgen we nieuwe informatie te zien, te lezen en te verwerken. Dit is overigens niets nieuws. Ook de ouders van onze ouders kregen iedere dag informatie via bijvoorbeeld de krant of later via zwart-wit televisie. Wat echter wel is veranderd, is de snelheid waarmee informatie naar ons toe komt. In november 2012 schreef Nu.nl al dat in 2020 de hoeveelheid informatie die bedrijven te verwerken krijgen met maar liefst 7500 procent gaat groeien ten opzichte van 2010. Daarnaast werd voorspeld dat realtime informatievoorziening de norm gaat worden, omdat er zoveel informatie te verwerken is. En dat is waar we nu staan.
Realtime informatievoorziening is inmiddels niet meer weg te denken, ook al ben je je hier gedurende de dag niet heel bewust van. Maar waar ben jij zonder Google Maps? Of wat zou er gebeuren als jouw mobiel bankieren app verouderde informatie laat zien? Inderdaad, realtime informatievoorziening voorziet ons van de meest actuele informatie en zonder die actuele informatie zijn we nergens. Maar hoe zit dat binnen organisaties zelf? Maken afdelingen zelf al gebruik van realtime informatievoorziening? In deze blog gaat Bert van der Zwan, CEO van fintech-bedrijf Onguard, in op wat er gebeurt als de afdeling finance in plaats van on time, realtime gaat werken.
De tiende van de maand
Wat er momenteel vooral gebeurt, is dat er ‘on time’ gewerkt wordt op financiële afdelingen. Met on time bedoel ik letterlijk ‘op een bepaalde tijd’. Maandelijks worden financiële rapportages, bestaande uit de voortgang van de KPI’s, gemaakt en vervolgens gedeeld met alle belanghebbenden. Meestal iedere tiende werkdag van de volgende maand, want dan hebben financiële afdelingen namelijk voldoende tijd gehad om alle cijfers te bundelen en te overhandigen aan het management, de directie en bijvoorbeeld aandeelhouders. Op basis van deze cijfers, die dus eigenlijk al een maand oud zijn, worden belangrijke beslissingen genomen ten aanzien van de organisatie. Maar als je het mij vraagt, is het tijd om de switch te maken naar realtime informatievoorziening om zo continu met actuele cijfers te werken.
De data-hemel
De digitale revolutie waarin we leven maakt het mogelijk om beslissingen te nemen op basis van realtime informatievoorziening. Om dit te kunnen doen, is het echter wel belangrijk dat er binnen organisaties een voldoende stroom aan data (of informatie) beschikbaar is. Uit de FinTech Barometer 2019, ons jaarlijkse onderzoek onder finance professionals, blijkt dat data bij maar liefst 86 procent een grote tot zeer grote rol speelt. Over het feit dat er veel data binnen organisaties beschikbaar is, hoeven we ons dus geen zorgen te maken. De kunst is echter om deze data ook daadwerkelijk realtime beschikbaar te maken.
Realtime informatievoorziening met een maandelijkse recap
Als we kijken naar hoe de afdeling Finance op dit moment rapporteert, geeft ruim de helft (55%) aan dat maandelijks te doen. Een op de drie (32%) finance professionals verwacht in de toekomst daadwerkelijk standaard realtime te rapporteren. Toch blijft bijna de helft er nog van overtuigd dat maandelijks rapporteren de standaard blijft. Dat er maandelijks een recap wordt rondgestuurd, kan ik me voorstellen. Dat er nog steeds binnen nu en een paar jaar hoofdzakelijk maandelijks wordt gerapporteerd, verbaast me. Het is een gemiste kans om realtime rapporteren te laten voor wat het is, zeker met de hoeveelheid data die we van klanten en uit de markt verzamelen. Steeds meer systemen zijn er klaar voor om eenvoudig alle belangrijke informatie uit de organisatie te bundelen en realtime inzichtelijk te maken. Voor een CFO is één overzicht met alle realtime informatie eenvoudig om diepgaande analyses uit te voeren en op feiten gebaseerde beslissingen te nemen. Hij hoeft zich in dit geval nooit af te vragen of hij met de laatste en meest actuele informatie werkt en ziet in één oogopslag hoe het op financieel gebied gesteld is met de organisatie. Op deze manier wordt bijsturen voor de CFO een stuk eenvoudiger.
Realtime informatievoorziening maakt ook dat een organisatie – zeker op financieel gebied – realtime weet wat er speelt. En dat is als je het mij vraagt voor de organisatie een hele waardevolle aanvulling.
