//Gebruik je ERP voor credit management? Dat kan beter!

Gebruik je ERP voor credit management? Dat kan beter!

ERP-software is handig, daar zijn we het over eens. Met Enterprise Resource Planning kun je namelijk al je belangrijke bedrijfsprocessen beheren in een enkele applicatie. Je kunt niet alleen de gegevens real time delen met je hele organisatie; soms lijkt het wel alsof je er alles mee kunt doen. Van sales en marketing tot aan het order to cash proces en het beheer van vorderingen.

Je kunt zelfs je inventaris beheren en de financiën in de gaten houden. In de kern is ERP-software geweldig voor bedrijven en we snappen helemaal waarom je er graag gebruik van maakt. We vinden het ook fantastisch,

Maar (er is altijd een ‘maar’) er is één klein probleempje. Een probleem dat wel vaker voorkomt: als een systeem een heleboel doet, is er meestal weinig dat het echt heel goed doet.

Dit is natuurlijk niet de fout van de ERP-software, en ook niet van de ontwerpers. Eigenlijk kun je niemand de schuld geven. Het idee was om één programma te maken dat alles doet waar een bedrijf behoefte aan heeft. En dat doet het, op consistente en betrouwbare wijze. Maar er zullen altijd dingen zijn die beter kunnen, en functies die nog ontbreken.

Voor bepaalde zakelijke functionaliteit zal gespecialiseerde software altijd beter zijn, en dat geldt zeker voor order to cash.

Waarom ERP niet genoeg is

Order to cash (O2C) is een gecompliceerd proces. Om het goed te kunnen doen, heb je vele verschillende tools nodig. Aanmanen, betalingen najagen, voorwaarden onderhandelen, rapporteren, gegevens beheren, debiteuren verwerken…de lijst is lang.

Je hebt niet alleen software nodig om al deze taken effectief te managen; je wilt ook een programma dat het proces zoveel mogelijk automatiseert. Dat helpt bij het zo snel mogelijk binnenkrijgen van betalingen en dus het realiseren van een goede cashflow.

Nu je dit leest, voel je waarschijnlijk enige irritatie, omdat ik je tenslotte net heb verteld dat je ERP-systeem helemaal niet zo goed is als je dacht. Maar let op, dat zeg ik helemaal niet. ERP kan ontzettend veel, maar het zou meer moeten kunnen.

Daarom hebben wij ervoor gezorgd dat de credit management software van Onguard kan worden gebruikt naast een bestaand ERP-systeem. Je moet onze software zien als een uitbreiding van je ERP, waardoor het nog meer kan zonder dat je de tools hoeft te veranderen die de rest van je organisatie gebruikt.

Hoe kan Onguard je ERP uitbreiden?

Je kunt Onguard software gebruiken in combinatie met een bestaand ERP-systeem, waardoor je kunt profiteren van de voordelen van een gestandaardiseerd systeem en de extra functionaliteit van gespecialiseerde credit management software.

Dit zijn een paar van de functies die Onguard je te bieden heeft:

  • Segmentering. Je klanten zijn allemaal verschillend, dus behandel ze ook verschillend. Met segmentering kun je een aangepaste aanpak hanteren voor verschillende groepen klanten. Gebruik verschillende workflows om klantgewoonten te volgen en gebruik die informatie voor positieve communicatie en snellere betalingen.
  • Automatische aanmaningen. Het opstellen van aanmaningsbrieven kan behoorlijk saai zijn, en je wilt het zeker niet met de hand doen als je bedrijf meer dan een handjevol klanten heeft. Vroeger verzonden bedrijven de aanmaningen eenmaal per maand, maar dat kan juist tot vertraagde betalingen en andere problemen leiden. De oplossing hiervoor is om een systeem te gebruiken dat automatisch een aanmaning maakt zodra een betalingstermijn is verlopen. Hierdoor is het aanmaningsproces sneller en accurater, en gaat de DSO omlaag.
  • Dashboards. Bedrijven hebben enorm veel informatie. Het opslaan daarvan doen ERP-software en de Onguard credit management software beide uitstekend. Er zijn echter veel gegevens die de credit management-afdeling helemaal niet nodig heeft, tenminste niet regelmatig. Daarom hebben we dashboards gemaakt. Hiermee krijg je alle relevante klantinformatie op je scherm zodat je snel de details kunt vinden die je nodig hebt.
  • Automatische cashtoewijzing. Voor degenen die niet in Accounts Receivable werkzaam zijn, lijkt dit een eenvoudig klusje. Er komt geld binnen en dat registreer je bij de gegevens van de klant. Klaar! Was het maar zo eenvoudig. In de praktijk kan dit een zeer lastige en monotone bezigheid zijn. Betalingen kunnen uit meerdere bronnen komen, klanten geven een verkeerd referentienummer op of betalingen komen niet overeen met openstaande bedragen. In zulke gevallen wordt het uitzoeken welke betaling bij welke factuur past een flinke puzzel. Met Onguard MatchMaker verloopt dit proces een stuk sneller, doordat facturen aan betalingen worden gekoppeld en alle nuttige gegevens automatisch worden opgeslagen.
  • Automatische gegevensregistratie. Gegevens invoeren is saai. Bovendien zijn mensen er niet echt goed in; we zijn langzaam, typen verkeerde informatie of voeren details in het verkeerde veld in. Computers zijn juist heel goed in het invoeren van gegevens. Ze verzamelen automatisch grote hoeveelheden gegevens en het invoerproces is zowel snel als accuraat. De credit management-software van Onguard biedt verschillende manieren om nuttige gegevens te verzamelen, zodat jij je bezig kunt houden met andere zaken.
  • Geavanceerde rapportages. Een van de manier om je waardevolle gegevens te benutten is analyse en rapportage. Daarmee ontsluit je veel nuttige informatie en krijg je inzicht in de betaalgewoonten van je klanten, de prestaties van je credit management-team en de financiële situatie van het bedrijf. Bovendien kun je met de Onguard-rapportagedatabase ook historische gegevens in je rapporten opnemen, zodat lange-termijntrends nog duidelijk worden.

De do’s en don’ts van ERP

Wat kun je het beste doen als je een ERP-systeem wilt implementeren of dat al hebt gedaan? Dit zijn onze suggesties voor het soepel laten verlopen van je O2C-proces:

Do: aan de slag gaan met ERP
ERP-systemen zijn handig voor bedrijven en bieden vaak krachtige tools voor het vlot uitvoeren van allerlei bedrijfsactiviteiten.

Don’t: ERP gebruiken als je enige softwarepakket
Er is veel te zeggen voor een goede ERP, maar de systemen zijn ontworpen voor gebruik in vele soorten bedrijven en afdelingen. Dat betekent dat er functionaliteit kan ontbreken die jij juist nodig hebt.

Do: het ERP-systeem uitbreiden met extra software
Programma’s zoals Onguard kunnen prima worden gebruikt naast aanwezige ERP-software. Je kunt gegevens uitwisselen tussen de twee systemen en allerlei nuttige functies gebruiken die helemaal zijn toegespitst op credit management.

Don’t: in je enthousiasme te veel extra software aanschaffen
Dit gebeurt nogal een bij bedrijven die gewend waren om met meerdere afzonderlijke softwarepakketten de zaak draaiende te houden. Het probleem is dat al die programma’s maar zelden goed samenwerken, met vele dubbele gegevens tot gevolg. Het updaten van al die software kan daarnaast prijzig en tijdrovend zijn.

Vergeet niet dat het hele idee van een ERP-pakket is dat je alle gegevens op dezelfde plek hebt. Als je allerlei andere software gaat gebruiken die je niet met je ERP-systeem kunt integreren, worden je processen snel ingewikkeld en onhandig. Er ontstaan fouten doordat je gegevens op meerdere plekken moet invoeren en ze niet overal worden bijgewerkt.

Do: performance bewaken
Zorg dat je na het implementeren van een nieuwe tool, zoals ERP of de Onguard credit management software, bijhoudt hoe de tool van invloed is op je werk. Kijk daarbij niet alleen naar de gegevensanalyses, maar evalueer het systeem met je medewerkers en je klanten.

Don’t: bang zijn om je processen bij te stellen
Als iets niet werkt, bedenk dan een manier om dat te veranderen en doe dat vervolgens ook. Kijk dan enige tijd hoe het gaat. Als de verandering positief is, kun je overwegen om nog meer dingen te veranderen. Als de verandering niet tot verbetering leidt, neem dan een stapje terug, analyseer wat je hebt geleerd en probeer een andere aanpak.

Do: zorgen dat je getraind bent in het gebruik van je software
Softwarepakketten zoals ERP-systemen en Onguard zijn gebruiksvriendelijk en hebben een intuïtief design, waardoor de meeste mensen ze zonder training al kunnen gebruiken voor eenvoudige werkzaamheden. Maar dergelijke systemen bevatten vaak een enorm aantal functies en hulpmiddelen. Zorg dus dat je informatie en training krijgt om ze optimaal te kunnen benutten.

Meer informatie

Als je behoefte hebt aan een manier om je ERP-systeem uit te breiden en geschikter te maken voor het O2C-proces, biedt Onguard je misschien wel de ideale oplossing.

Onze credit management-software is bedoeld voor het verbeteren van de accuratesse en efficiëntie van uiteenlopende taken. Dat zorgt betere prestaties, lagere DSO en een optimale cashflow. Je kunt de software gebruiken in combinatie met een ERP-systeem om nog meer uit je IT te halen.

Vraag hier een demo aan!

Daniel van den Hoven finance software

DANIEL VAN DEN HOVEN
VP Partner & Alliances

“Mijn missie is bereikt wanneer onze klanten op een winstgevende en efficiënte manier met onze Onguard-oplossingen kunnen werken”

Door |2018-04-12T11:38:32+00:0018 januari 2018|BLOG|