Debiteurenbeheer – tijd om jouw processen opnieuw te evalueren

Share:

Veel bedrijven moesten tijdens de pandemie op zoek naar kortetermijnoplossingen voor de druk op hun cashflow. Nu het stof is opgetrokken, is het misschien het ideale moment om na te gaan welke oplossingen voor debiteurenbeheer het best geschikt zijn voor jouw bedrijf op lange termijn.

Herhaalt de geschiedenis zich?

De recessie van 2008 legde wereldwijd een zware druk op bedrijven. De debiteurenafdelingen kregen het zwaar te verduren toen bedrijven op cash bezuinigden en het aantal betaaldagen afnam. Het werd cruciaal om de DSO-niveaus (Days Sales Outstanding) zo laag mogelijk te houden om een duurzame cashflow te behouden. Nu bedrijven het financieel moeilijk hebben, komen de professionals op deze afdelingen in de schijnwerpers te staan. Het is hun taak ervoor te zorgen dat al het verschuldigde geld zo snel mogelijk binnenkomt. Alleen door de beschikbare hoeveelheid liquide middelen te optimaliseren, hadden bedrijven de beste kans om een moeilijke economische periode door te komen.

Wat volgde was bijna een decennium van relatieve economische stabiliteit en, daarmee, zelfgenoegzaamheid. De afdeling debiteurenbeheer viel uit de schijnwerpers. In plaats daarvan werd de aandacht verlegd naar de crediteurenadministratie en andere bedrijfssectoren waar innovatie spannender en potentieel lonender leek.

Toen sloeg de COVID-19 pandemie toe. Hoewel elke crisis uniek is, zijn de financiële druk en de menselijke reacties zeer vergelijkbaar. Een recessie treft altijd drie gebieden het hardst – omzet, marge en cashflow – en dit was geen uitzondering. Overwegingen in verband met de cashflow stonden voor veel bedrijven weer bovenaan de agenda, met betalingsachterstanden of wanbetalingen die aan de orde van de dag waren.

Vooruitstrevende bedrijven gebruikten de goede tijden als een kans om te herinvesteren in debiteurenbeheer. Door te innoveren en de efficiëntie van hun debiteurenafdelingen te verhogen in de wetenschap dat dit van cruciaal belang zou kunnen blijken om voldoende liquiditeit te garanderen om de volgende storm te doorstaan, wanneer die ook komt. Maar andere bedrijven werden gedwongen tot voorspelbare reacties op lage cashniveaus, waarbij ze per e-mail of telefoontje op zoek gingen naar onbetaalde facturen om na te jagen.

Langetermijnwaarde creëren met behulp van technologie

Cash is koning en ervoor zorgen dat er meer cash binnenkomt, komt ten goede aan het bedrijf als geheel. Door het debiteurenteam uit te rusten met de juiste technologie kunnen organisaties het aantal debiteurendagen en de tijd die besteed wordt aan geschillen en klantsegmentatie verminderen. De impact op de marges verkleinen en de credit controllers en verkoopteams samenbrengen. Automatisering kan ook worden geïmplementeerd om het personeelsverloop op AR-afdelingen te helpen beheren, aangezien de business-as-usual processen met weinig tussenkomst door technologie naar tevredenheid kunnen worden afgehandeld.

De voordelen

Op het dagelijkse niveau maken AI- en machine-learningtechnologieën het mogelijk om facturen automatisch te matchen met betalingen, inkomende betalingen te traceren en cruciale gegevens te analyseren, zoals de leveringsstatus, het verschuldigde bedrag en de betalingsgeschiedenis. Hoewel de meeste bedrijven zijn overgestapt op een of andere vorm van digitale facturatie, kunnen organisaties zich met AR-automatisering aanpassen aan elk formaat. Ook al is het op papier. Je gebruikt hetzelfde platform om facturen te leveren op de manier die het beste bij jouw klant past. Het kan ook voorzien in real-time waarschuwingen, ad hoc rapporten en andere inzichtelijke tools, om potentiële problemen aan het licht te brengen en een effectievere cashflow management mogelijk te maken. Naarmate AR-processen complexer worden. Van kredietlimieten tot het beheer van nieuwe soorten betaalmethoden zoals cryptomunten – zullen de voordelen van automatisering en real-time dashboards toenemen.

Waarom hebben sommige organisaties dan de implementatie van een digitaal transformatiebeleid uitgesteld? Veel van het werk binnen debiteurenadministratie wordt traditioneel gezien als ‘saai’. Wat kan hebben bijgedragen aan het gebrek aan focus op het innoveren ervan van debiteurenbeheer door de jaren heen. Ironisch genoeg kan het verleggen van de focus en het toepassen van technologische innovaties op de afdeling deze repetitieve taken bij de medewerkers weghalen. Waardoor zij zich kunnen richten op de meer uitdagende en stimulerende taken, en uiteindelijk het risico op menselijke fouten verminderen.

Bedrijfsbrede digitalisering

De digitalisering van facturerings- en betalingsprocessen was al ver gevorderd voordat COVID-19 toesloeg, althans bij de meer vooruitstrevende organisaties. Maar de pandemie – en de wijdverspreide gevolgen daarvan voor alle bedrijven – hebben de omschakeling een extra impuls gegeven. Zelfs organisaties die aarzelden om van manuele systemen over te stappen, herzien hun plannen nu met hernieuwde urgentie. Geautomatiseerde workflow technologieën zijn nu van cruciaal belang in de bedrijfswereld van vandaag. En helpen financiële professionals bij het uitvoeren van hun typische werkdag en het voltooien van de handmatige taken die traditioneel menselijke input vereisten. Maar er is nog een lange weg te gaan.

De crediteuren- en debiteurenteams werken vaak onafhankelijk van elkaar. Maar er kunnen synergiën worden bereikt door de door beide teams gebruikte technologie op elkaar af te stemmen. Voor tegenrekeningen die zowel kopen als verkopen van organisaties, bijvoorbeeld, kan het schadelijk zijn voor een relatie om een klant achterna te zitten voor een klein verschuldigd bedrag terwijl er in de andere richting een groot bedrag verschuldigd is. Kortom, door beide afdelingen op één lijn te brengen met vergelijkbare technologieën kan harmonie worden gecreëerd. Dat betekent een transparantere strategie in het hele bedrijf worden gevolgd.

Bij Visma | Onguard bieden we oplossingen die gegevens verbinden op één gecentraliseerd platform. Waarbij interne en externe systemen en diensten aan elkaar worden gekoppeld terwijl gebruik wordt gemaakt van intelligente en intuïtieve automatisering om waardevolle inzichten te leveren. Zoals wanneer betalingsherinneringen moeten worden afgeleverd en in welk formaat. Deze verbeterde zichtbaarheid en het veilig delen van kritieke gegevens zorgen voor een optimale verbinding tussen alle order-to-cash processen. Onze debiteurenbeheer oplossing ondersteunt een snellere besluitvorming en bevorderen sterkere klantrelaties.

Request a Demo
Wil je een van onze oplossingen live zien?

Laat je gegevens achter in onderstaand formulier en wij nemen contact met je op om een afspraak in te plannen.

x
Wil je onze oplossing voor risicomanagement live zien?

Laat je gegevens achter in onderstaand formulier en wij nemen contact met je op om een afspraak in te plannen.

x
Wil je PolicyManager live zien?

Laat je gegevens achter in onderstaand formulier en wij nemen contact met je op om een afspraak in te plannen.

x
Wil je onze oplossing voor e-facturatie live zien?

Laat je gegevens achter in onderstaand formulier en wij nemen contact met je op om een afspraak in te plannen.

x
Wil je MatchMaker live zien?

Laat je gegevens achter in onderstaand formulier en wij nemen contact met je op om een afspraak in te plannen.

x
Wil je CreditManager live zien?

Laat je gegevens achter in onderstaand formulier en wij nemen contact met je op om een afspraak in te plannen.

x
Wil je Collector live zien?

Laat je gegevens achter in onderstaand formulier en wij nemen contact met je op om een afspraak in te plannen.

x
Meld je aan voor de nieuwsbrief

x