Credit manager: weg met de spreadshit!
De relatie tussen een bedrijf en haar klanten gaat veel verder dan alleen een handtekening op een offerte. De klant doorloopt een levenscyclus bij een organisatie, denk aan het eerste contactmoment tot aan aftersales en facturatie. De manier waarop een bedrijf omgaat met klanten de basis voor een duurzame relatie. Een goede relatie met een klant is iets wat bovenaan de prioriteitenlijst staat. Maar tegenwoordig concentreren bedrijven zich steeds vaker op alleen de presales-activiteiten, zoals de inzet van sales en marketing. Het is natuurlijk belangrijk dat producten of diensten bij de klant terecht komen. Daarnaast wordt de relatie pas echt getest wanneer de facturen niet meer worden betaalt. Dit is een lastige situatie omdat een openstaande factuur zo snel mogelijk betaald moet worden. Een goede relatie met de klant is echter ook belangrijk.
Recent bleek uit dit nieuws dat bedrijven en particulieren hun facturen gemiddeld vier dagen sneller betalen dan halverwege 2017. Dat is positief nieuws, maar nog steeds kost het bedrijven in totaal 8 miljard euro en dat is veel geld. Ervoor zorgen dat klanten betalen, is essentieel voor de gezondheid van een bedrijf. De afhandeling van openstaande facturen wordt dan ook vaak gedaan door afdelingen die vasthoudend zijn en veel doorzettingsvermogen hebben. Van het hoger management krijgen ze de opdracht om zo snel mogelijk het geld binnen te krijgen. Nadeel van deze tactiek is dat de tevredenheid van een klant niet in acht wordt genomen.
Ken je klant-principe
Tijdens het eerste contactmoment is het al mogelijk om veel informatie van de klant op te halen. Dit maakt het voor credit managers mogelijk om te beoordelen wie de klant is en wat hij nodig heeft. Daarop kunnen zij de communicatie weer goed afstemmen. Hierdoor kan de credit manager inschatten wanneer een klant een factuur over het hoofd ziet of in betalingsproblemen zit. Een persoonlijke aanpak is dan altijd zinvol.
Excel spreadshit
Om deze persoonlijke aanpak te realiseren, is er meer nodig dan alleen een Excel spreadsheet met daarin financiële en facturatiegegevens. Is het nog wel functioneel om in Excel te werken? Hoewel zo’n spreadsheet vaak wordt gezien als dé bijbel van de credit management afdeling, is deze alleen geschikt voor het verwerken van getallen. Het biedt geen waardevol inzicht in contactgegevens, betalingsgeschiedenis en openstaande saldi. Gevolg is een onoverzichtelijk en tijdrovend hulpmiddel. In plaats daarvan bestaat er credit management-technologie die de financiële zekerheid van een bedrijf een boost geven, de cashflow optimaliseren, tijd besparen en voor betere relaties met klanten kan zorgen. Deze technologie biedt zowel de afdeling debiteurenbeheer als de klant inzicht in het order to cash-proces.
“Voor de credit manager is een Excel spreadsheet met financiële en facturatiegegevens niet genoeg voor een goede klantrelatie.”
MARTIN DE HEUS
Automatiseren en personaliseren
Het order to cash-proces is een proces dat grotendeels geautomatiseerd kan worden. De software die dit automatiseert volgt het gehele process en gebruikt deze data om klanten te segmenteren op betaalgedrag. Eenmaal gesegmenteerd, kunnen credit managers op basis van dit gedrag geautomatiseerde herinneringen, processen en handelingen toekennen. Zo gaat de communicatie altijd op de manier zoals hij wenst en met het doel wat erachter zit. Naar een klant met een structurele betalingsachterstand wordt anders gecommuniceerd dan naar een klant waarvan de rekening per ongeluk bij het oud papier beland. Op deze manier blijft er voor de credit manager tijd over om aandacht te geven aan de uitzonderingen.
Om de facturen te laten betalen, stappen veel bedrijven over van Excel naar automatische software. Het biedt mogelijkheden voor een persoonlijke aanpak en zorgt voor het creëren van een positieve klantervaring. Op deze manier heeft de credit manager tijd voor het aangaan en onderhouden van een goede klantrelatie met als gevolg een snellere doorlooptijd van facturen.
Op zoek naar manieren voor een betere klant relatie? Lees de tips in onze whitepaper!
