Cash vóór het ontbijt! Waarom betalingsverwerking de hoogste prioriteit heeft binnen jouw order-to-cash proces

Share:

Cash vóór het ontbijt!

Waarom betalingsverwerking de hoogste prioriteit heeft binnen jouw order-to-cash proces

Het allerbeste order-to-cash (O2C)-systeem moet het allerbeste zijn tijdens alle fases van het order-to-cash-proces. Alleen dan kun je de achterstallige DSO echt aanpakken, je werkkapitaal optimaliseren en je incasso-efficiencyindex verbeteren.

Maar alles tegelijk doen is meestal niet de beste aanpak. Het is beter om eerst één ding onder de knie te krijgen en dan pas het volgende aan te pakken. Houd een volledig geautomatiseerd einddoel voor ogen, maar probeer dit te bereiken met geïntegreerde modulaire stapjes. Dan heb je meer kans dat je de afzonderlijke delen van de organisatie met je mee krijgt.

Order-to-cash proces

Het order-to-cash-proces bestaat uit vijf cruciale stappen. Je kunt discussiëren over de vraag welke stap de hoogste prioriteit moet krijgen, maar over het algemeen is de volgorde al volgt:

  1. Risicomanagement – Het beoordelen van debiteurenrisico’s van potentiële klanten voordat je orders van hen accepteert. Dit gebeurt op basis van historische interne gegevens of via externe kredietrisicobureaus of een combinatie van meerdere (big) databronnen.
  2. Facturatie (e-facturatie) –.Het op tijd versturen van facturen in het juiste formaat. Dit betekent overstappen van papieren en per post verstuurde facturen naar elektronische facturatie en het gebruik van 24/7 beschikbare portals waar klanten zelf facturen kunnen ophalen.
  3. Betalingsverwerking – Het matchen van al uitgevoerde betalingen met onbetaalde facturen, handmatig met behulp van spreadsheets of met meer geavanceerde Artificial Intelligence en machine learning-tools.
  4. Debiteurenbeheer – De dagelijkse inspanningen om uitstaande facturen betaald te krijgen met behulp van tools voor het beheer van aanmaningen, geschillen en klantrelaties. Dit vormt meestal de kern van de order-to-cash-oplossing.
  5. Incassobureaus en deurwaarders – Het overdragen van een oninbare vorderingen aan bedrijven die zijn gespecialiseerd in het innen van uitstaande vorderingen wanneer alle andere vormen van incasso zijn uitgeput of mislukt.

Elke afzonderlijke stap van het proces heeft directe gevolgen voor het realiseren van een effectief en efficiënt credit management en daarmee op jouw DSO-resultaten. Niet-gematcht contant geld is met name problematisch, omdat deze in de boeken blijft staan als een vervallen schuld tot het bedrag kan worden gematcht met een openstaande factuur of bestelling. Medewerkers gaan dan achter betalingen aan terwijl de klant al betaald heeft. Daardoor verspillen ze tijd voor zowel het eigen bedrijf als de klant en bovendien kan dit ten koste gaan van de klanttevredenheid. Voor veel bedrijven krijgt betalingsverwerking daarom de hoogste prioriteit tijdens het order-to-cash-proces, omdat dit snel direct en indirect een positieve uitwerking heeft op de cashflow, DSO en een efficiënt debiteurenbeheer.

Het handmatigmatchen van betalingen met openstaande facturen is zeer tijdrovend zijn en vraagt soms de inzet van een groot aantal medewerkers. Bij deze manier van betalingsverwerking resteert er meestal nog een aanzienlijke hoeveelheid niet-gematchte betalingen, evenals fouten die hersteld moeten worden.

‘Cash vóór het ontbijt’

Bedrijven die zijn overgestapt op geavanceerde betalingsverwerkingssystemen die gebruik maken van Artificial Intelligence (AI) , Robotic Processing Automation (RPA) en machine learning-technologie kunnen de dagelijkse betalingsverwerking binnen een paar minuten of uren voltooien, in plaats van in dagen of soms weken. Dit betekent dat medewerkers de dag kunnen beginnen met een to-do lijst zonder geplande telefoongesprekken over achterstallige betalingen die al zijn ontvangen. Dat alleen al kan een belangrijke impact hebben op de value added time (VAT) van medewerkers en klanten. Er wordt immers minder tijd besteed aan de niet-productieve en vervelende verwerking van betalingen waardoor er meer tijd is voor betere communicatie met klanten en interne afdelingen over meer productieve zaken. Bijvoorbeeld over het oplossen van geschillen en klachten die betaling in de weg kunnen staan.

Automatische betalingsverwerking

MatchMaker van Onguard is een geavanceerde, kosteneffectieve en op regels gebaseerde AI-tool waarmee bedrijven tot wel 85% van hun debet- en creditfacturen voor meerdere valuta’s automatisch kunnen matchen. Dit helpt jou om niet-gematchte betalingen en de kosten voor betalingsverwerking te minimaliseren en maakt het mogelijk om betalingsadviezen te verwerken en het grootboek up-to-date te houden. Gebruiksvriendelijke dashboards geven je een overzicht van voorgestelde matches. Hierdoor heb je zicht op de uitzonderingen en kun je deze eenvoudig en afhandelen.

Geïntegreerd binnen jouw totale debiteurenoplossing

Onguard is wereldleider op het gebied van order-to-cash-oplossingen en heeft wereldwijd ruim 750 klanten. MatchMaker kan binnen een paar weken worden geïmplementeerd als stand-alone module binnen jouw order-to-cash-systeem of als onderdeel van een geïntegreerd platform.

Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen?

Stel je vraag of ontdek wat Onguard nog meer voor jou kan betekenen!

Vul onderstaand formulier in en wij reageren binnen 2 werkdagen.

Neem contact met mij op

Neem contact met ons op

Request a Demo