Toegegeven, vandaag domineert de onzekerheid vanwege de pandemie het betaalgedrag nog steeds. Denk je dat even weg – en dat gaat steeds makkelijker – dan is de kans groot dat klanten aanzienlijk beter gaan betalen dan voorheen. Waarom ik dat denk? Het betaalproces is bij Nederlandse organisaties beter ingericht dan ooit.
De pandemie laat zijn sporen na. Als direct gevolg lukt het tal van organisaties niet om facturen tijdig te voldoen. Overheidssteun hielp, net als de coulante opstelling van schuldeisers, maar bij veel organisaties zijn de broodnodige reserves in rook opgegaan. Onderaan de streep zitten velen nu krap bij kas. Die pijn zal nog wel even voortduren, maar de prettig aanzwellende economie stemt optimistisch. Wat mij doet afvragen wat voor tijd financiële afdelingen tegemoet kunnen zien.
Kreukels in proces gladgestreken
Vanuit het oogpunt van betaalprocessen zou er weleens een glansrijke tijd kunnen aanbreken. Alle redenen die er van oudsher voor zorgden dat rekeningen te laat betaald werden, zijn namelijk uit de weg geruimd. Dat onderbouw ik graag met cijfers uit de jaarlijkse Fintech Barometer van Visma | Onguard. In 2019 werden rekeningen te laat betaald vanwege vertrekkende contactpersonen (31%), onduidelijkheden over het contract (23%) en administratieve vertragingen (27%). Die elementen speelden in 2020 al een kleinere rol en zijn dit jaar nog verder gekrompen tot respectievelijk negen, vijftien en twintig procent. Dat is wellicht enigszins overtrokken door de overheidssteun, maar toch: de vertragende hobbels in het betaalproces zijn van steeds kleinere invloed.
Administratie op orde
Het is natuurlijk goed nieuws dat – ondanks corona – het interne proces bij klanten steeds soepeler verloopt. De verklaring hiervoor is nog beter: financiële afdelingen hebben hun administratie schijnbaar steeds strakker op orde. Het contract en de factuur zijn immers dermate helder dat er binnen organisaties weinig verwarring meer over kan ontstaan. Die conclusie wordt verder gestaafd door het feit dat er steeds minder foutieve facturen worden verstuurd. Waar dit in 2019 nog bij 25 procent van de late betalingen een rol speelde, is dat in 2021 nog maar bij elf procent het geval. De administratie is steeds beter op orde.
Technologie
Die administratie is niet vanzelf zo op orde gekomen. Er ligt noeste arbeid van financieel professionals aan ten grondslag die consequent gegevens in systemen invoeren en verbeteringen in het proces bedenken en toepassen. Maar niet toevallig gaat de betere administratie ook hand in hand met de inzet van technologie. De afgelopen jaren hebben steeds meer organisaties technologie ingezet om financieel professionals te ondersteunen. Technologie kan uitstekend data uit diverse systemen bundelen en interpreteren, afwijkingen van standaardprocessen signaleren, of repetitieve handmatige handelingen automatiseren, zodat ruimte ontstaat voor meer persoonlijk klantcontact. Het harde werk en de technologie zorgen er samen voor dat de processen vandaag zo soepel kunnen verlopen.
Een momentje geduld nog
Soepel? Nee, zover is het vandaag nog net niet. De soepele processen staan weliswaar klaar, maar op dit moment wordt veelal een afwijkende betaalprocedure gehanteerd. Waar we in Nederland juist graag technologie verder willen benutten om klanten maatwerk te bieden, gebeurt momenteel het tegenovergestelde. Vanwege corona hebben veel organisaties de teugels aangetrokken. In 2019 bood 42 procent van de organisaties haar klanten een scala aan betaalmogelijkheden aan, nu kan nog maar bij 27 procent uit allerlei mogelijkheden gekozen worden. Het proces is strikter als direct gevolg van de pandemie. Zodra de invloed van corona wegebt, is de verwachting dat de financiële afdelingen veerkracht tonen en snel weer voortgaan op de ingeslagen weg van technologie en uitstekende administratie. En daar zullen ze snel de vruchten van gaan plukken.
Deze blog is ook gepubliceerd op executivefinance.nl.
