Afletteren en technologie passen perfect bij elkaar
Vrijwel iedereen binnen een organisatie – van ondernemers tot financiële administrateurs en boekhouders – die zich bezighoudt met boekhouding kent het wel: afletteren. Oftewel, het tegen elkaar wegstrepen van mutaties op een grootboekrekening die bij elkaar horen. Het is een simpel, maar heel noodzakelijk proces. Bij webwinkels worden bijvoorbeeld tientallen bestellingen per dag gedaan. Deze bestellingen moeten allemaal worden ingepakt en worden voorzien van een factuur. Wanneer de bestelling thuisbezorgd wordt bij de klant, heeft hij twee keuzes: het artikel is goed en wordt betaald of het artikel is niet naar wens en wordt geretourneerd – met alle administratie van dien. Om deze administratie goed op orde te krijgen, is het belangrijk dat de mutaties op de juiste manier worden verwerkt. En inderdaad, er moet afgeletterd worden.
De geschiedenis
De term afletteren bestaat al decennialang en als je het mij vraagt is deze term ietwat gedateerd. Wanneer er een factuur verstuurd wordt naar een klant ontstaat er een openstaande post. Zodra deze factuur is betaald, wordt er een bedrag bijgeschreven op de rekening. Deze twee mutaties worden vervolgens tegen elkaar weggestreept, zodat de administratie weer op orde is. Vroeger werden er voor mutaties die bij elkaar hoorden een letter gezet om twee betalingen met elkaar te ‘matchen’. Hier komt de term afletteren vandaan.
Afletteren, mensenwerk?
Tegenwoordig worden de letters nagenoeg niet meer gebruikt, maar worden bij veel bedrijven de mutaties handmatig afgevinkt in speciaal daarvoor gemaakte Excel-documenten of in specifieke software. Afletteren is dus meer afvinken geworden. Maar ongeacht welke term we gebruiken voor dit proces, is het bijhouden van mutaties van onschatbare waarde om een overzichtelijke administratie te behouden. Ieder bedrag in de administratie moet verantwoord kunnen worden en het is daarom ook volkomen logisch dat bedrijven veel aandacht besteden aan dit proces. Toch is het handmatig afletteren als je het mij vraagt zonde van de tijd. Veel mensen zijn veel tijd kwijt met het matchen van betalingen aan openstaande posten. Om nog niet te spreken over de menselijke fouten die gemaakt kunnen worden. Natuurlijk is het niet een proces dat honderd procent geautomatiseerd kan worden, maar ik weet zeker dat negentig procent van de betalingen door software kan worden gematcht.
Match made in heaven
Intelligente software als MatchMaker kan regels maken die ervoor zorgen dat ontvangen betalingen automatisch afgeletterd en verwerkt worden in de financiële administratie. Niet alleen op factuurnummer, maar zelfs op postcode en naam van de klant. Dit bespaart tijd en deze tijd kunnen de medewerkers gebruiken om zich te focussen op de uitzonderingen. De overige tien procent die niet automatisch kan worden gematcht door een verschil in de factuur en de daadwerkelijke betaling, wordt alsnog handmatig gematcht binnen MatchMaker. Het voordeel is wel dat MatchMaker suggesties geeft van potentiële matches, wat ook tijd bespaart. Minder tijd, lagere kosten, weinig menselijke fouten én een hogere productiviteit van de medewerkers: technologie en afletteren is als je het mij vraagt een echte match made in heaven.
“Technologie en order to cash oplossingen is match made in heaven”
AHMAD ELHUSSEINIE
