Voor iedereen die niet werkt met debiteuren of accounts receivable klinkt dit misschien als een vrij eenvoudig proces. Er komt geld binnen, je noteert dat de klant heeft betaald en boekt dit geld op de bedrijfs–bankrekening. Koud kunstje! Maar degenen onder ons die het proces iets beter kennen weten dat accounts receivable zelden zo eenvoudig is. Natuurlijk komt er geld binnen, maar uitzoeken van wie en voor welke factuur kan behoorlijk lastig zijn.
Als je gebruik maakt van een handmatig systeem, krijg je te maken met een grote hoeveelheid data en moet je alles zelf doen, oude informatie corrigeren, nieuwe gegevens invoeren, communiceren met klanten en klachten oplossen.
Hoe kun je dan het accounts receivable proces versnellen, en tegelijkertijd je cashflow verbeteren? Hier zijn onze 4 top tips:
1. Stop met spreadsheets
Spreadsheets zijn krachtige en effectieve instrumenten wanneer je ze gebruikt voor het juiste doel – en ze zijn ook handig omdat je de software meestal al op je computer hebt.
Helaas zijn ze minder geschikt voor de uitgebreide en vaak ingewikkelde informatie die moet worden verzameld en opgeslagen tijdens het accounts receivable proces. Spreadsheets zijn gevoelig voor fouten, ze zijn moeilijk bij te werken en het kan onoverzichtelijk worden als er te veel informatie in staat.
2. Automatiseer
Debiteurenbeheer kan een monotoon proces zijn met veel handmatig werk, zoals gegevens invoeren en zoeken naar informatie. Wanneer alles handmatig wordt gedaan is het een langzaam en moeilijk proces waar snel foutjes in kunnen sluipen.
Het goede nieuws is dat computers geweldig zijn om een deel van het proces veel sneller en nauwkeuriger dan een mens te verwerken. Door het automatiseren van accounts receivable, kun je je eigen data verbeteren en worden betalingen sneller verwerkt waardoor er tijd overblijft om klanten een betere service te bieden.
3. Factureer elektronisch
Het versturen van facturen via e-mail biedt een aantal voordelen. Klanten ontvangen hun rekening supersnel en je bespaart de kosten voor afdrukken en verzenden van de facturen.
Daarnaast draagt e-invoicing bij aan het verbeteren en versnellen van het totale accounts receivable proces. Doordat alles per computer gaat, kan er niets mis gaan met de nauwkeurigheid van de gegevens, en voldoe je meteen aan belangrijke compliance-normen.
Rekeningen kunnen sneller gealloceerd worden (account reconciliation) omdat de klant bij de elektronische overschrijving een overzicht (remittance advice) kan sturen met de betaalde facturen, geplande betalingen, en mogelijke debet, credit en gewijzigde boekingen.
4. Analyseer resultaten
Regelmatige reviews van het debiteurenproces helpen om fouten te voorkomen en risico’s te identificeren voordat ze problemen gaan opleveren. Er wordt vaak opgezien tegen het samenstellen van rapportages omdat het veel tijd kost als je hier niet de juiste tools voor hebt.
