90% van je facturen wordt vanzelf betaald.
Het is die andere 10% die je team 's nachts wakker houdt.
Credit management voor nutsbedrijven (utilities)
Binnen de utility-sector is het incassoproces niet primair een cashflow-probleem. Het is een uitdaging op het gebied van compliance, fraude en uitzonderingsbeheer (exception management). Eén onterechte afsluiting in december bij een particulier of mkb'er, een gemiste melding voor schuldhulpverlening, of een grote zakelijke wanbetaler die gewoon geleverd blijft krijgen omdat niemand op tijd een stoporder heeft afgegeven... Je ERP is simpelweg niet gebouwd om hiermee om te gaan. Onguard wel.
In een notendop
Onguard is een gespecialiseerd credit management platform dat wordt gebruikt door energieleveranciers, netbeheerders, waterbedrijven, afvalverwerkers en stadsverwarmingsbedrijven in Nederland, België en andere landen in Europa.
Binnen de nutsvoorzieningen wordt zo'n 90% van de facturen automatisch geïncasseerd. De overige 10% bestaat uit complexe uitzonderingsgevallen die standaard ERP-systemen niet goed aankunnen: NVVK- en schuldhulpverleningstrajecten, seizoensgebonden verboden op afsluiting, meterfraude en strikte regelgeving over wanneer en hoe je als bedrijf mag handelen.
Onguard fungeert als de intelligente workflow-laag bovenop systemen zoals SAP en Exact om deze complexiteit op te vangen. Het platform draait tot wel 12 gelijktijdige actieve workflows, beheert ruim 40 dochterondernemingen vanuit één template en stuurt geautomatiseerde stoporders direct terug naar je ERP. Klanten zoals Enexis, Renewi, Milieuservice Nederland en Ennatuurlijk gingen je al voor. Met 33 jaar domeinexpertise in debiteurenbeheer hebben we een gemiddelde klantrelatieduur van meer dan tien jaar.
Jouw keuze is dezelfde als die van hen
Je ERP kent maar één reflex: factuur niet betaald, stuur een herinnering. Doe het nog een keer. Escaleer.
Waarom credit management in de utility-sector geen standaard incassoprobleem is
Er gaat een brief uit. Een gezin wordt midden in de winter afgesloten. Dat is geen gefaald incassotraject. Dat is een compliance-crisis.
Je ERP kent maar één reflex: factuur niet betaald, stuur een herinnering. Doe het nog een keer. Escaleer.
Die logica werkt voor standaard zakelijke debiteuren. Binnen de nutsvoorzieningen vormt het een groot risico.
Een particuliere klant of mkb'er met een jong kind in het huishouden mag tussen november en februari wettelijk gezien niet worden afgesloten. Bij een particuliere of zakelijke klant in een schuldhulpverleningstraject via de NVVK moeten alle incassoactiviteiten direct worden gepauzeerd. Een grote zakelijke klant die tekenen van meterfraude vertoont, vraagt om een compleet andere aanpak dan een bedrijf dat simpelweg is vergeten te betalen. En bij een klant die failliet is verklaard, moet het dossier naar een curator, in plaats van dat er weer een aanmaning de deur uitgaat.
Je ERP kent het verschil tussen al deze scenario's niet. Het systeem wil naar allemaal precies dezelfde brief sturen.
Op dit moment vult je credit manager dat gat handmatig op. Diegene legt de data uit het ERP, het klantcontactsysteem, de fraudecalculatiemodule en een spreadsheet naast elkaar om handmatig het complete plaatje te schetsen, voordat er bepaald kan worden wat de juiste actie is. Dat proces is traag, foutgevoelig en volledig afhankelijk van één persoon die alle uitzonderingsregels uit het hoofd moet kennen.
Als het misgaat, zijn de gevolgen niet alleen operationeel. Ze hebben direct impact op je reputatie en compliance met de toezichthouder.
De subsector verandert. De onderliggende complexiteit niet.
Energie, afval, water en stadsverwarming: dezelfde compliance-last, verschillende contexten
Energieleveranciers en netbeheerders: seizoensgebonden verboden op afsluiting, NVVK-protocollen, beschermingsregels voor huishoudens en de scheiding tussen leverancier en netbeheerder creëren een web van voorwaarden dat gecontroleerd moet worden voordat er een incassoactie mag plaatsvinden.
Afvalverwerkers (Renewi, Milieuservice Nederland): gegroeid door overnames, beheren meer dan 40 dochterlabels, met operationele disputen die binnenkomen vanuit systemen in het veld die geen enkele koppeling hebben met de incassoworkflow.
Water en stadsverwarmingsbedrijven: grotere risico's op het gebied van regelgeving en reputatie dan in de meeste andere sectoren. De eisen aan uitzonderingsbeheer zijn daar dan ook op afgestemd.
In elke subsector draait de rol van de credit manager minder om het najagen van betalingen, en meer om het navigeren door de voorwaarden die bepalen óf, wanneer en hoe er gehandeld mag worden.
Tot wel 12 actieve workflows tegelijk. Eén cockpit. Geen handmatig zoek- en vergelijkwerk meer.
Wat Onguard doet voor finance teams in de utility-sector
Onguard verbindt financiële data, klantcontactgegevens, fraudesignalen en input uit het veld in één centrale werkplek, direct bovenop je ERP en operationele systemen.
- Een workflow voor elke uitzondering, tegelijkertijd actief
Een standaard ERP draait twee of drie simpele incassoreeksen. Nutsbedrijven bij Onguard draaien er gemiddeld 12 tegelijkertijd: aparte geautomatiseerde workflows voor fraude, WSNP, NVVK-trajecten, faillissementen, seizoensgebonden verboden op afsluiting en meer. Wanneer de status van een klant verandert, wijst Onguard deze automatisch de juiste route toe. Geen checks in spreadsheets, geen handmatige beslissingen. - Stoporders: de kloof dichten tussen incasso en operations
Wanneer een grote, structurele wanbetaler gewoon geleverd blijft krijgen, stuurt Onguard direct een stoporder terug naar het ERP, wat een automatische leveringsstop activeert. Geen interne e-mails, geen coördinator, geen wachttijden. Het signaal gaat volledig zonder menselijke tussenkomst van Onguard naar het ERP. - De entiteitentabel: 40+ labels, één template, geen consultant nodig
Eén enkele template past zich automatisch aan via de entiteitentabel, waarbij direct het juiste logo, de footer en de bankgegevens per entiteit worden ingevoegd op het moment van verzenden. Het toevoegen van een nieuwe dochteronderneming na een overname kost slechts een paar minuten, in plaats van dat het een compleet template-project wordt.it. - Disputen uploaden vanuit het veld
Een afvaltechnicus meldt overbelading. Een meteropnemer ontdekt fraude. Onguard accepteert uploads van disputen rechtstreeks vanuit externe operationele systemen. Deze gegevens uit het veld worden automatisch aan het juiste debiteurendossier gekoppeld, waarna direct de volgende stap in de workflow wordt geactiveerd.
De ROI draait hier niet om DSO-reductie. Het gaat om de kosten van verkeerd afgehandelde uitzonderingen.
Meetbare resultaten binnen utility-operaties
Binnen nutsbedrijven ziet de businesscase voor Onguard er anders uit dan in andere sectoren.
Omdat 90% van de facturen automatisch via automatische incasso wordt voldaan, slaat een argument over DSO-reductie de plank mis. De échte waarde zit in die overige 10%, en die bestaat uit twee componenten.
- Operationale kostenreductie: Elk handmatig uitzonderingsgeval vereist momenteel dat een credit manager data uit meerdere systemen haalt, voorwaarden controleert, de juiste actie bepaalt en deze vervolgens uitvoert. Onguard automatiseert deze volledige reeks voor de uitzonderingstypen die je hebt ingesteld. Hetzelfde team beheert een aanzienlijk groter en complexer portfolio, zonder dat er extra personeel nodig is.
- Compliance en het voorkomen van fraude: Een onterechte afsluiting in de winter leidt tot vragen van de toezichthouder, mogelijke boetes en negatieve publiciteit. Een zakelijke fraudezaak waarbij gewoon geleverd blijft worden omdat er niet op tijd een stoporder is afgegeven, zorgt voor direct financieel verlies. Deze kosten zijn reëel en grotendeels onzichtbaar totdat ze zich voordoen. Met Onguard kun je dit voorkomen.
- 15-30% besparing op incassokosten, gerealiseerd door het automatiseren van uitzonderingsworkflows en het elimineren van handmatig datasoorten in gefragmenteerde systemen..
- Bekende klanten: Enexis (12 gelijktijdige workflows), Renewi (40+ entiteitslabels beheerd vanuit één template), Milieuservice Nederland, Ennatuurlijk.
Lees wat anderen te zeggen hebben
Neem het niet alleen van ons aan
Onguard en SAP. Onguard en Exact. Samen sterker
Hoe Onguard werkt met jouw ERP
Je ERP blijft precies waar het is.
SAP, of Exact blijft facturen, betalingen en financiële posities registreren. Onguard koppelt hiermee, leest de relevante data uit en plaatst daar de credit management- en uitzonderingsworkflow-laag bovenop. De stoporder-functionaliteit werkt juist doordat Onguard kan terugschrijven naar het ERP wanneer een leveringsstop nodig is. Zo ontstaat er een gesloten cyclus tussen incasso-inzichten en operationele acties.
Deze combinatie haalt ook data op uit je externe systemen: klantcontactplatforms (VMVS), fraudecalculatiemodules (FBM) en rapportagetools uit het veld. Onguard wordt zo het centrale scherm waar dit allemaal samenkomt.
Wat je wint door beide te combineren:
| Wat SAP en Exact beheren | Wat Onguard daar bovenop toevoegt |
|---|---|
| Registreert facturen en de resultaten van automatische incasso's | Beheert de 10% uitzonderingsgevallen met volledige workflow-automatisering |
| Verstuurt standaard aanmaningsreeksen | Draait tot wel 12 gelijktijdige, voorwaardelijke workflows per type uitzondering |
| Beheert financiële data in één systeem | Verbindt FBM, VMVS, systemen uit het veld en ERP-data in één cockpit |
| Kan geen geautomatiseerde opdrachten sturen om de levering te staken | Stuurt stoporders direct terug naar het ERP, zonder handmatige tussenkomst |
| Vereist aparte templates per entiteit | Beheert 40+ entiteitslabels vanuit één adaptief template |
30 minuten, jouw uitzonderings portfolio, geen slides.
Bekijk het in de praktijk Vraag een demo aan
Een demo duurt 30 minuten. In die tijd laten we je zien hoe Onguard koppelt met je ERP en operationele systemen, hoe gelijktijdige workflows je uitzonderingsgevallen automatisch afhandelen, en hoe het eruitziet wanneer je team stopt met het handmatig schakelen tussen systemen en alle uitzonderingen direct vanuit één scherm gaat beheren.
Volledig afgestemd op de specifieke compliance-eisen en workflow-complexiteit van credit management in de utility-sector.
Veel gestelde vragen -
Credit management voor nuts-bedrijven (utilities)
Wij bedienen zowel zakelijke als particuliere klanten. Hoe gaat Onguard om met de wettelijke beperkingen die gelden voor het afsluiten van particulieren?
Onguard beheert seizoensgebonden verboden op afsluiting en beschermingsregels voor huishoudens via speciale uitzonderingsworkflows. Zodra een klant in een beschermde categorie valt, haalt Onguard deze automatisch uit het standaard incassotraject en plaatst ze in de juiste, aangepaste workflow. De credit manager hoeft dit niet handmatig te controleren. De voorwaarde is ingebouwd in de logica van de workflow en wordt automatisch toegepast. Dit neemt het compliance-risico weg dat ontstaat wanneer het proces afhankelijk is van het geheugen van een individu en handmatig zoekwerk.
Sommige van onze klanten zitten in de schuldhulpverlening (NVVK). Hoe gaat Onguard met deze zaken om?
NVVK-trajecten zijn als uitzonderingsworkflow geconfigureerd in Onguard. Wanneer een klant een schuldhulpverleningstraject ingaat, wordt het dossier automatisch verplaatst naar een gepauzeerde of aangepaste workflow. Hierdoor worden standaard incassoactiviteiten opgeschort voor de duur van het traject. Ook de communicatie wordt hierop aangepast. De trigger hiervoor kan komen via een directe upload van de schuldhulpverlenende instantie of via een melding in je klantcontactsysteem. Hoe dan ook: de routering is automatisch en volledig te auditen.
We hebben een grote zakelijke klant die we verdenken van meterfraude. Hoe koppelt Onguard fraudesignalen aan het incassoproces?
Onguard integreert met externe fraudecalculatiemodules (FBM) en accepteert uploads van disputen uit systemen in het veld. Wanneer er een fraudesignaal wordt geregistreerd — of dat nu door een monteur in het veld is of via je fraudemodule — stroomt dit direct door naar het debiteurendossier en activeert het de specifieke fraude-workflow. Deze workflow kan intern escaleren, andere incassoactiviteiten pauzeren en, na bevestiging, een stoporder terugsturen naar het ERP om de levering te staken. Dit proces verloopt zonder dat de credit manager handmatig de schakel hoeft te zijn tussen het fraudeteam en het incassoteam.
Onze afval- of energiegroep is gegroeid door overnames en we beheren nu meer dan 40 dochterlabels. Kan Onguard overweg met multi-entiteit communicatie zonder dat we voor elke template-wijziging een consultant nodig hebben?
Ja, en dit is een van de grootste operationele voordelen voor afval- en energiebedrijven die via overnames zijn gegroeid. De entiteitentabel van Onguard zorgt ervoor dat één enkel brieftemplate zich bij verzending automatisch aanpast per entiteit. Het juiste logo, de footer en de bankgegevens worden toegepast, zonder dat je voor elk label een apart template nodig hebt. Het toevoegen van een nieuwe entiteit na een overname kan je credit team direct zelf configureren. Geen consultant, geen template-project en geen wachttijden.
Wij gebruiken SAP. Ons credit team omschrijft het als te gesloten en rigide voor onze uitzonderingsworkflows. Wat verandert Onguard hieraan?
SAP verwerkt facturen en registreert financiële transacties. Het is niet ontworpen om dynamische, voorwaardelijke uitzonderingsworkflows te beheren, terwijl de utility-sector juist een van de meest complexe uitzonderingseisen kent van alle sectoren. Onguard functioneert als de workflow-engine bóvenop SAP en regelt de routeringslogica, de uitzonderingsvoorwaarden en het communicatiebeheer dat SAP niet standaard aankan. SAP blijft de financiële 'single source of truth'. Onguard handelt alles af wat er gebeurt tussen het aanmaken van de factuur en de betaling, wanneer dat pad niet zonder slag of stoot verloopt.
Onze teams in het veld detecteren disputen (overbelading, problemen met de meter) die bij het credit team terecht moeten komen. Hoe werkt dat in Onguard?
Onguard accepteert uploads van disputen vanuit externe operationele systemen via een directe integratie. Wanneer een afvaltechnicus een overbelading registreert of een monteur een probleem met een meter meldt, stroomt die data direct door naar het juiste debiteurendossier in Onguard, waarna de bijbehorende workflow-reactie wordt geactiveerd. De credit manager ziet het dispuut direct in context, met het volledige klant- en financiële plaatje naast het veldrapport, zonder ook maar één telefoontje te hoeven plegen of een apart systeem te hoeven checken.
We bieden flexibele betalingsregelingen aan klanten in financiële problemen. Kan Onguard overweg met variabele bedragen en afwijkende betaaldata?
Ja. Onguard ondersteunt uiterst flexibele configuraties voor betalingsregelingen: variabele termijnbedragen, wisselende looptijden en afwijkende betaaldatums (bijvoorbeeld de 1e, 3e of 10e van de maand). Deze afspraken worden binnen de workflow beheerd, waardoor de opvolging zich automatisch aanpast aan de vraag of afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen. Voor nutsbedrijven die een groot volume aan particuliere klanten met betalingsproblemen beheren, vervangt dit een enorme hoeveelheid handmatig controlewerk en interventies.
Wat doet Onguard in een utility-context dat SAP of Exact niet standaard kan?
SAP en Exact handelen standaard aanmaningsreeksen af voor simpele betalingsachterstanden. Ze hebben echter geen weet van wettelijke uitzonderingen, kunnen geen gelijktijdige, gespecialiseerde workflows draaien voor verschillende type cases, missen de koppeling met fraudemodules of systemen in het veld en hebben geen mechanisme om geautomatiseerde 'stoporders' terug te sturen naar het operationele systeem. Onguard vult exact dat gat op: de intelligente workflow-laag die bovenop je ERP zit en alles afhandelt wat het ERP niet kan. En dat in één overzichtelijk dashboard, dat je credit management team direct zelf beheert zonder tussenkomst van IT.