Het klinkt eenvoudig: bijhouden wie wanneer zijn facturen betaalt en ervoor zorgen dat dit ook op tijd gebeurt. De realiteit is helaas vaak anders. Wanneer je organisatie groeit en het aantal transacties daarmee toeneemt, wordt bijvoorbeeld het matchen van binnenkomende betalingen aan facturen al een behoorlijke klus. Dat kost veel tijd.
Zeker wanneer het gaat om handmatige en routinematige klussen zoals administratieve taken en bijvoorbeeld het sturen van herinneringen en het bijhouden van betalingsregelingen. Tijd die je liever aan iets anders zou besteden.
Maar hoe zorg je ervoor dat dit soort processen efficiënter ingericht worden? Eigenlijk is het heel eenvoudig. Zet gespecialiseerde software in om het proces te automatiseren, de cashflow te verbeteren en de relatie met de klant te versterken. Het sorteren van data is namelijk precies waar computers heel goed in zijn. Technologie is dan ook zeer geschikt om in te zetten voor een groot deel van jouw debiteurenbeheer. Start met automatiseren en houd tijd over voor taken die van grotere meerwaarde zijn voor elke organisatie: de days sales outstanding (DSO) zo laag mogelijk houden en de klanttevredenheid verhogen. Maar dat is niet het enige, er zijn natuurlijk nog meer goede redenen om voor automatisering in debiteurenbeheer te kiezen:
- Real time inzicht in alle klantgegevens
Het handmatig verwerken van facturen zorgt er regelmatig voor dat de informatie in het klantbeeld niet up-to-date is. Het kan zijn dat er vertraging in de verwerking zit waardoor het matchen van een betaling niet op tijd gebeurt en de klant onterecht een herinnering ontvangt. Wanneer je dit proces automatiseert, is de tijd tussen het ontvangen van een betaling en het registreren daarvan veel korter. Zo heb je real-time inzicht in de gegevens van jouw klanten.
- Lagere operationele kosten
Automatisering brengt natuurlijk kosten met zich mee, maar betaalt zichzelf ook snel terug doordat je slim gebruik kan maken van de vrijgekomen beschikbare tijd. Automatisering neemt taken over die normaal gesproken veel tijd en dus geld kosten. Medewerkers hebben hierdoor meer tijd over om andere dingen te doen, zoals meer persoonlijk contact met de klant onderhouden. Bijkomend voordeel is dat software nooit met verlof of ziek is waardoor debiteurenbeheer altijd gewoon door loopt.
- Meer aandacht voor de klant
Jouw klanten zorgen ervoor dat jouw organisatie op zijn beurt de facturen kan blijven betalen. Juist daarom is het van belang om klanten op een vriendelijke en persoonlijke manier te benaderen. Wanneer je klanten tijdens het debiteurenbeheer op de juiste manier benadert en aanpakt, dan bevordert dit de klantrelatie. Hierdoor spreek je klanten automatisch aan op basis van hun betaalgedrag, wat resulteert in gestructureerde en persoonlijke communicatie. Omdat het proces is gestroomlijnd, is er meer tijd over om écht met de klant te praten en samen naar een passende oplossing te zoeken, in geval dat nodig is.
- Gestroomlijnd proces
Wanneer je bepaalde taken van het debiteurenbeheer automatiseert, zorgt de software dus op vele vlakken voor vooruitgang en efficiëntie. Een gestroomlijnd proces geeft een duidelijker beeld van al jouw klanten. Je krijgt meer inzicht in inkomsten en uitgaven en tevens heb je meer tijd beschikbaar om zaken op te pakken waarin computers tekortschieten. Denk bijvoorbeeld aan het maken van (betaal)afspraken en het onderhouden van contacten met de klant. Automatisering brengt dus vele voordelen met zich mee, waaronder betere klantencommunicatie en een veel efficiënter werkproces. Voldoende redenen dus om het automatiseren van je debiteurenbeheer nu écht in overweging te nemen.
Uiteraard helpen we je graag bij het automatiseren van jouw debiteurenbeheer. Wil je meer weten over onze oplossingen en hoe we jou kunnen helpen? Neem dan contact met ons op!
