Wanneer klanten niet betalen, is het versturen van betalingsherinneringen de meest effectieve manier om je geld zo snel mogelijk te ontvangen. Nu is de vraag hoe je een zo effectief mogelijke betalingsherinnering verstuurt. Waar moet een herinnering aan voldoen wil deze zo goed mogelijk door de debiteur worden ontvangen?
Wij hebben de elementen van een effectieve betalingsherinnering op een rijtje gezet:
Vriendelijke toon
Het is belangrijk om beleefd en respectvol te blijven, zelfs als de betaling al enige tijd over tijd is. Begin jouw bericht dan ook met een vriendelijke groet.
Herinnering van de factuur
Vermeld duidelijk de factuur die niet betaald is en geef de datum waarop deze betaald had moeten zijn. Zo is de klant volledig op de hoogte over welke factuur het gaat.
Reden van de herinnering
Vertel waarom je de herinnering stuurt en leg eventueel uit wat de gevolgen zijn van niet-betaling, bijvoorbeeld dat er rente of incassokosten in rekening worden gebracht.
Nieuwe betaaldatum
Geef aan wanneer je de betaling verwacht. Dit kan bijvoorbeeld binnen 7 dagen zijn, maar is volledig aan jou om dit te bepalen.
Betalingsgegevens
Vermeld de betalingsgegevens nogmaals, zodat de ontvanger gemakkelijk kan betalen. Je kan hier ook bijvoorbeeld gebruikmaken van een QR code die leidt naar een betaalpagina.
Contactgegevens
Vermeld jouw contactgegevens zodat de ontvanger contact met je kan opnemen als er vragen of opmerkingen zijn.
Bedankje
Eindig de betalingsherinnering met een vriendelijk bedankje en een verzoek om snel te betalen.
Automatische betalingsherinneringen met Onguard
Al met al is het belangrijk dat een effectieve betalingsherinnering duidelijk, vriendelijk en respectvol is en de ontvanger aanspoort om zo snel mogelijk te betalen. Binnen de debiteurenbeheeroplossing van Onguard kan je dan ook zelf de tone of voice van jouw automatische betalingsherinneringen naar debiteuren bepalen of gebruik maken van onze best practice herinneringsteksten. Benieuwd hoe dit eruit ziet? Plan dan een vrijblijvende afspraak met ons in.
