Schritt 1: Die Blueprint-Phase
Beginnen Sie mit den Grundlagen und lassen Sie zusätzliche Wünsche beiseite, bis Sie einige Wochen in Betrieb sind und einen klareren Blick auf die Möglichkeiten haben. Ihr Projektleiter und/oder Berater wird Sie dabei beraten. Sobald wir die Blueprint-Phase abgeschlossen haben, werden wir Sie immer um Ihre formale Zustimmung bitten. Unser Projektleiter wird eine Blueprint-Sitzung mit Ihnen vereinbaren und die Themen besprechen, damit Sie sich vorbereiten können. In dieser Sitzung besprechen wir alle funktionalen Möglichkeiten, treffen Folgevereinbarungen und erstellen einen groben Zeitplan, der eine stufenweise Implementierung berücksichtigt. Wir besprechen auch mögliche Stakeholder und potenzielle Risiken. Selbstverständlich werden wir diese Vereinbarungen protokollieren. Wenn es zusätzliche Anforderungen an das Angebot gibt, werden wir diese mit Ihnen in einer überprüften Kostenindikation für die Implementierung durchgehen.
Wichtige Erfolgsfaktoren für eine reibungslose Umsetzung:
• Gute Vorbereitung: Sie entscheidet zu 90% über den Erfolg einer Implementierung.
• Die Basisfunktionalität macht in der Regel 85 - 90% Ihrer Anforderungen aus, nimmt aber in der Praxis nicht einmal 25% der Vorlaufzeit für Ihren Implementierungsprozess in Anspruch.
Schritt 2: Einrichtungsphase
Wir liefern die Software am vereinbarten Ort und gemäß den Setup-Vereinbarungen. Ihre Rolle dabei ist es, die notwendigen Daten zu liefern. Sollten Sie dazu nicht in der Lage sein, kann das Auswirkungen auf den Zeitplan haben. Nachdem wir das Setup getestet und geprüft haben, installieren wir die Software und erstellen eine Testumgebung.
Schritt 3: Schulung
Jetzt ist es an der Zeit, Anwender und/oder Anwendungsmanager zu schulen; in der Theorie, aber auch in der Praxis. Ein praktisches Training, das Sie sofort einsetzen können. Es ist auch möglich, nach dem "Go-Live" eine Schulung am Arbeitsplatz durchzuführen.
Schritt 4: Abnahmetest
Anhand einer Checkliste und eines Testplans können Sie nun prüfen, ob die Einrichtung ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Stellen Sie sicher, dass dafür Kollegen zur Verfügung stehen. Wir sprechen vorher mit Ihnen, ob es spezielle Testfälle gibt, z. B. dass mehrere Importe durchgeführt werden müssen, um alle Prozessschritte oder Ausgaben zu reproduzieren. Dies ist eine wichtige Phase, da wir hier noch Anpassungen vornehmen können. Ist das komplette Setup abgenommen, starten wir die letzte Prüfrunde: den Schattenbetrieb. Mindestens 3 Tage lang prüfen wir täglich, ob die Finanzdaten im Quellsystem und in der Software richtig aufeinander abgestimmt sind. In der Zwischenzeit lernen Sie das System besser kennen. Wir schließen diese Phase offiziell ab, wenn alle Kästchen abgehakt sind (und eventuell nach Anpassungen erneut getestet werden).
Schritt 5: Go-live!
Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, die Software offiziell in Betrieb zu nehmen. Während des ersten Arbeitstages wird Ihr Berater anwesend sein, um Fragen zu beantworten und zu prüfen, ob alles reibungslos läuft.
Schritt 6: Nachsorge
Ihnen gefällt die Idee, in den ersten Wochen nach dem "Go-Live" einige Nachsorgetage einzuplanen? Kein Problem! In dieser Phase spricht der Projektleiter mit Ihnen über die Rolle des Customer Service Centers, an das Sie sich bei Fragen und eventuellen Zwischenfällen wenden können, und er stellt Ihnen Ihren neuen Ansprechpartner vor: den Account Manager oder Customer Success Manager.
Schritt 7: Projektauswertung
Es wird Sie nicht überraschen, dass wir das Projekt nach seiner Fertigstellung bewerten und unseren Service kontinuierlich verbessern möchten. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen ein Bewertungsformular zur Verfügung, das Sie online ausfüllen können. Dies kann für Ihre Organisation bei späteren Projekten hilfreich sein.
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