Afgelopen donderdag 14 juli heeft OnGuard een klanten lunch georganiseerd, waarbij de focus lag op twee onderwerpen: De introductie van OnGuard C³ concept en een discussie over credit management in shared service centers of het decentraliseren van credit management (voordelen en nadelen).
Tijdens de introductie van alle aanwezigen kwamen de eerste struikelpunten bij het centraliseren van credit management al snel naar voren. Uit de ervaringen konden al lessen geleerd worden, zoals wanneer je het meeste uit een gecentraliseerde credit management afdeling wilt halen, dat je dan ervoor moet zorgen dat het credit management beleid van de verschillende (bedrijfs) onderdelen wel gelijk zijn. Daarnaast moeten andere afdelingen wel overtuigd worden van deze nieuwe manier van werken, waarbij de voordelen voor alle afdelingen en het bedrijf als een geheel duidelijk naar voren moeten komen. Een shared service center is voor internationale bedrijven helaas niet altijd een garantie voor succes. De culturele verschillen maken het bijna onmogelijk om een uniform credit management beleid te krijgen. Een ander kritisch punt is de grote afstand tussen de debiteuren beheerders en de rest van de organisatie, maar ook de afstand tussen hen en de klant.
Na de introductie en de eerste ervaringen, werd de middag geopend met een introductie van het OnGuard C³ concept samen met een demonstratie van OnGuard DCMS en de OnGuard Gadgets. Om daarnaast de aanwezigen een beeld te geven van hoe men hier werkt, heeft OnGuard’s product manager meer verteld over het proces van nieuwe functionaliteiten ontwikkelen.
Het grootste gedeelte van de meeting ging over de voor- en nadelen van shared service centers. De meeste aanwezigen waren van mening dat een shared service center voor financiële afhandelingen internationaal kan werken, maar dat het centraliseren van het credit management niet verder zou moeten gaan dan op landniveau. Een shared service center maakt het mogelijk om klachten beter te beheren en duidelijke rapporten op te leveren over mogelijke (proces) verbeteringen binnen de organisatie. Helaas waren geen van de aanwezigen verantwoordelijk voor het klachtenmanagement, maar rapporteren ze wel op regelmatige basis naar de rest van de organisatie en hebben ze een escalatie model voor klachten die niet binnen de afgesproken tijd kunnen worden afgehandeld. Ze zijn van mening dat de klachtenrapporten als positieve feedback gecommuniceerd moeten worden en zeker geen (persoonlijke) aanval moeten zijn over specifieke vertraagde betalingen. Binnen de shared service centers werken de meeste mensen met een eigen portfolio per debiteurenbeheerder, zodat ze de klanten op de beste manier kunnen helpen. Indien nodig worden acties doorgeschoven naar collega’s als de werkdruk niet aansluit op de beschikbare tijd.
Al met al kan gezegd worden dat de klantenlunch zeer succesvol en interactief was. De aanwezigen participeerden intensief in de discussie en er was een prettige sfeer. Iedereen gaf aan dat het een interessante middag was en dat ze absoluut geleerd hebben van elkaar ervaringen op het gebied van credit management en shared service centers.